【場面別の例文あり】退職を切り出すメールを送るポイント5つとメリット・デメリットを徹底解説

「退職を切り出すメールってどうやって書けば良いの?」
「メールで退職する旨を伝えても良いのかな?」
「上司が忙しくてなかなか捕まらない。どうやって退職の意思を伝えよう…」
とお困りではありませんか。

結論から言うと、メールで退職の意思を伝えるのはおすすめしませんしかし、メールを使って退職を伝えるアポをとるのは良いでしょう。

しっかりと話し合いの時間を作ってもらえるので、退職の話がスムーズに行えます。

この記事では、

  • 退職を切り出すメールを送るポイント
  • メール例文
  • 退職をメールで切り出すメリット・デメリット

などを詳しく紹介します。大事なのは、誠意を持ってメールを送ることです。円満に退職をするためにも、ぜひ参考にしてくださいね。

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目次

退職を切り出す手段としてメールは有り!

失礼だと感じるかもしれませんが、退職を切り出す手段としてメールを送るのは良い手段の1つです。

理由は、上司に退職について話し合う時間をとってもらえるから。また、事前に話し合う日時が決まっていたら緊張することなく、よりスムーズに言いたいことを伝えられます。

ただ、メールで退職を伝えるのは避けた方が良いです。直接、退職を伝えるのがマナーであると考えられているからです。また、メールを読まなかったことにされ、退職手続きを行ってもらえない場合もあります。

そのため、「相談したいことがある」と上司にアポをとるメールを送ると良いでしょう。時間を作ってもらうことから、始めましょう。

退職を切り出すメールを送るときのポイン5つ

退職を急にメールで切り出すのはおすすめしません。また、円満退職をするために気をつけた方が良いことがあります。

こちらでは、退職を切り出すメールを送るときのポイントを5つ紹介します。

  1. 直属の上司に送る
  2. 繁忙期をなるべく避ける
  3. 退職することをメールでは伝えない
  4. 1ヶ月以上前に相談をする
  5. 辞める確固たる意思を持つ

それぞれ順番に確認して行きましょう。

【ポイント1】直属の上司に送る

必ず直属の上司にメールを送りましょう。直属の上司を避け、さらに上の上司や人事など他の人に退職を伝えるのはNGです。

上司の評価を下げてしまうことになり、あなたへの当たりがキツくなることが考えられるからです。評価を下げなかったとしても、失礼なやつという印象を与えてしまいます。

「最終出勤日まで会社に通うのが苦痛だ」とならないためにも、直属の上司にメールでアポを取り相談の時間を作ってもらいましょう。

【ポイント2】繁忙期をなるべく避ける

繁忙期を避けるようにしましょう。忙しい時は、誰しも心に余裕がありません。

また繁忙期だと、普段より人手不足を感じやすいです。

その中で退職を伝えると、上司に責められたり後回しにされたりする可能性が上がります。また、強い引き止めに合ってしまうと申し訳なく、退職を諦めてしまう人も。

繁忙期で通常業務が忙しいのに、後任者を探したり退職手続きをしたりするのは大変です。

あなたも、通常業務を行いながら引き継ぎをするのは大変ですよね。

お互いが余裕を持って話せるように、繁忙期を避けるようにしましょう。

【ポイント3】退職することをメールでは伝えない

退職することを、メールでは伝えないようにしましょう。

退職を直接言わずメールで伝えることを、失礼だと考える上司もいるからです。また、メールで伝えることによって、引き止める理由を考える時間を与えてしまうのもマイナスポイントです。

また、急に「退職します」とメールを送ったら、一方的だと思われ印象が悪くなります。文章だけだと、どうしても感情が伝わりにくく誤解させてしまうことも。

そうならないためにも、退職することをメールでは伝えないようにしましょう。辞める意思は固まっていても、相談と言う形で時間をとってもらい話し合う方が円滑に進みやすいです。

【ポイント4】1ヶ月以上前に相談する

可能であれば、1ヶ月以上前に相談するようにしましょうもちろん、相談する日に退職の意思を伝えます。

早ければ早い方が、引き継ぎなどがしっかりと行えます。無責任に仕事を辞めた、という印象を持たれないためにも余裕を持って行動しましょう。

法律上は2週間前に退職の旨を伝えれば、会社を辞めることは可能です。しかし、会社にはそれぞれ就業規則があるので、それに則って準備をした方が円満退職しやすいです。

まずは、就業規則を確認してみてください。

【ポイント5】辞める確固たる意思を持つ

辞める確固たる意思を持って、上司との面談に臨んでください。メールで退職する意思を伝えるのはおすすめしません。

しかし、相談時には「相談があるのですが」ではなく、希望退職日などをしっかりと伝えましょう。

相談ではなく、退職の報告をするイメージで行ってくださいね。

相談と言ってしまうと、引き止める余地があると上司に思われてしまうからです。

最終決定として伝えてください。ちゃんと報告できるか不安な人は、事前に台本を作っておくと良いでしょう。

【場面別】退職を切り出すメール例4選

こちらでは、場面別に上司に送る退職を切り出すメールの例文を4つ紹介します。

  1. 上司にアポをとるメール
  2. なんとなく退職がバレている
  3. 上司が時間をとってくれない
  4. 上司が怖くて直接退職が伝えられない

ぜひ、参考にしてみてくださいね。

【例文1】上司にアポを取るメール

退職を伝えるために、まず上司にアポを取りましょう

件名:ご相談

〇〇(上司の名前)

お疲れ様です。

ご相談したいことがあるので、ご都合の良い時間をお伺いできればと思います。

私は、

◯月◯日 10:00~12:00

◯月◯日  終日

◯月◯日 午後

◯月◯日 終日

が可能です。上記の日程内でご都合が着く日はございますか。

お忙しいところ恐縮ですが、●日までにご連絡いただけますと幸いです。

署名

上司が指定してきた日程が全て都合が悪いと、何度もメールのやりとりをすることになってしまいます。お互いの手間を省くためにも、確実に空いている日程をいくつか提示して選んでもらうようにしましょう

また、上司の予定表を確認できるのであれば、事前にチェックしておくのがおすすめです。

簡潔に書くことを心がけてください。

【例文2】なんとなく退職がバレている場合

アポのメールを送ったときに、「退職を考えているのかも」と上司になんとなくバレている場合のメールを紹介します。

件名:ご相談

〇〇(上司の名前)

お疲れ様です。お忙しい中、ご返信ありがとうございます。

ご推察の通り、退職を考えています。

そのため、退職についてと今後の手続きに関してご相談させて頂きたいです。

詳しい退職理由は、直接お伝えしたいと思っております。

お忙しい中、大変恐れ入りますがお時間を作って頂けますでしょうか。

メールでのご報告となってしまい、大変申し訳ございません。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

署名

退職かどうかを聞かれた場合は、嘘をつく必要はありません。むしろ嘘をついてしまうと、面談のときに「なぜ退職じゃないと言ったんだ」と責められる可能性があります。

素直に仕事を辞めることにした旨を伝えましょう。

ここでのポイントは、詳細を詳しく書かないことです。退職理由によっては、強い引き止めにあってしまうからです。

【例文3】上司が時間をとってくれない場合

上司に相談のメールを送っても忙しいの一点張りで、時間を作ってもらえない時があります。このまま、上司の時間ができるまで待っていたらいつまでたっても退職できません。

また、早めに報告しようとしていたのに、上司の時間ができるのを待っていたため退職したい日まで2週間を切ってしまったということにもなりえます。

その場合は、退職したい旨をメールで伝えてしまいましょう

件名:退職のご相談

〇〇(上司の名前)

いつもお世話になっております。

メールでのご報告になってしまい、大変申し訳ございません。

誠に恐縮ですが、退職の意思が固まったのでご報告申し上げます。

一度、詳しい退職理由と手続きに関してご相談させて頂きたいです。

10分ほどで構いませんので、お時間を作って頂けないでしょうか。その際に必要な書類などがございましたら、事前に準備をしておきます。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

署名

退職したい日まで、あまり日数がない人は退職希望日をメールに入れても良いでしょう。

メールでの報告になってしまったことに対する、お詫びの言葉は必須です。

【例文4】上司が怖くて直接退職を伝えられない場合

直接上司に伝えるのがマナーだと分かっていても、上司が怖くてできないと言う人もいますよね。

退職の意思を伝えないといつまで経っても辞められないので、メールで送ってしまいましょう。

件名:退職のご相談

〇〇(上司の名前)

いつもお世話になっております。

メールでの連絡が失礼なことは承知の上ですが、退職する意思が固まったのでご報告申し上げます。

一度、詳しい退職理由と手続きに関してご相談させて頂きたいです。

10分ほどで構いませんので、お時間を作って頂けないでしょうか。その際に必要な書類などがございましたら、事前に準備をしておきます。

メールでのご報告となり、大変申し訳ございません。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

署名

件名ではご相談と書いていますが、内容では報告をしなければいけません理由は、相談だと引き止める余地があると考えられてしまうからです。

自分で退職を切り出すメールを考えるときは、報告になるように注意しましょう。

退職をメールで切り出すメリット3つ

退職をメールで切り出すメリットは、主に3つあります。

  1. 上司に時間を作ってもらえる
  2. 心の準備ができる
  3. 退職するかしないかをうやむやにされない

それぞれ順番に確認して行きましょう。

【メリット1】上司に時間を作ってもらえる

メールでアポを取ることによって、上司に時間を作ってもらえます

退職の意思が固まったからと、突然上司の元に話に行ってもタイミングが悪い時があります。その場合は、後回しにされがちです。

また、退職したいことに気づいた上司があなたを引き止めようとすることも。

あなたのための時間を取って貰えば、うやむやにされることはありません。

しっかりと退職の話ができるので、スムーズです。

【メリット2】心の準備ができる

いつ退職の話をするか分かっていたら、心の準備ができます

上司がどんなに良い人であろうと、悪い人であろうと、退職の報告は嫌な作業です。

「優しい上司に迷惑をかけてしまう」と罪悪感を感じたり、「みんなの前で怒鳴られたらどうしよう」と恐怖を感じたりすることも。

さまざまな想像が膨らんでしまい、なかなか言い出せない人も多いでしょう。

しかし、上司との面談日時が決まってしまえば、やるしかありません。

台本を作ったり、確認事項をまとめたりして心の準備をしましょう。

【メリット3】退職するかしないかをうやむやにされない

相談する機会を設けることで、退職するかしないかを有耶無耶にされませんしっかりと上司に退職の意思を伝えることができるからです。

メールでアポをとれば、上司と話す時間を確実に得られます。

あとは、退職を報告して今後の方針を話し合うだけです。

退職をメールで切り出すデメリット2つ

メリットがある一方で、退職をメールで切り出すことに対してデメリットもあります。

主なデメリットは、2つです。

  1. 失礼だと怒られるかもしれない
  2. 返信が来るまで不安になる

順番に、解説します。

【デメリット1】失礼だと怒られるかもしれない

上司に、メールでの報告は失礼だと怒られるかもしれません

直接話さず、メールで連絡するのを嫌う上司もいますよね。昔気質であれば、直接口頭で退職の相談をした方が良いでしょう。

メールを送るときも文章だと誤解が生まれやすいので、シンプルに作成することを意識しましょう。また感謝の言葉や謝罪の言葉を忘れず、誠意が伝わるように注意しましょう。

【デメリット2】返信が来るまで不安になる

上司から返信が来るまで、不安になります。「退職」の文字を入れなくても、「相談」と書いただけで察されるのではないか、と心配に。

また、すぐに呼ばれて同僚の前で理由を聞かれるのではないかと緊張するかもしれません。

正直、返信が返ってくるまで仕事が手につかなくなる人もいます。

メールを送ったあとは、仕事や予定をたくさん詰め込んで考えないようにしましょう。

誠意を持って退職を切り出すメールを送ろう

退職を切り出す手段として、メールを使うのは有効です。

しかし、メールで退職を切り出す場合は

  • 直属の上司に送る
  • 「相談」というかたちでアポをとる
  • メールで退職を報告しない

などの注意点があります。また、上司との面談のときは、相談ではなく報告と言う形で退職の意思を伝えましょう

希望退職日なども伝えれば、上司も強い引き止めをしにくくなります。

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