「もう会社に行きたくないから退職をメールで済ませたい」
「メールで辞めるって伝えたらとりあえずいいだろう」
「どういう文面でメールしたら辞められる？」
肉体的・精神的に限界で、すぐにでも会社を辞めたいという方もいるでしょう。追い込まれている場合、直接退職を伝えるのもしんどくて、メールで済ませたいと思うのは当然です。
ただし、どんな状態であったとしても退職をメール一本で済ませてしまうのはおすすめしません。マナー違反である上に、その後のリスクもあるからです。
この記事では、退職をメールで済ますことについて解説していきます。
- メール退職のリスク
- メールで辞めることが許されるケース
- メールでの相談の仕方
といった内容とともに、具体的なメールの例文もご用意しました。
直接話をせずに止めたいと思っている方は、ぜひ参考にしてください。
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退職をメールで済ますのはマナー違反
上司の声を聞くのも辛くて、メールで退職を伝えてすぐ辞めたいという気持ちはわかります。しかし、メール一本で会社を辞めるのはマナー違反です。
メールでは相手の話を聞くこともできず、一方的な主張になります。そのため、あなたがどんなに悩んでいたとしても伝わりません。相手の都合も聞かずに自分の意見を押し付けているような印象を与えてしまうので、基本的には避けましょう。
状況により、メールで退職の希望を伝えても許されるケースはあります。しかしこの場合でも、いきなり「辞めます」と宣言するのではなく、「辞めたいと思っている」という相談のスタンスをとることが大切です。
退職をメールで済ます3つのリスク
メール一本で退職をしてしまうと、以下のようなリスクがあります。
- そもそもすぐにやめられない
- 退職書類がもらえない
- 懲戒解雇になる可能性がある
それぞれ詳しく解説するので、しっかり確認して下さい。
1. そもそもすぐに辞められない
メールを送ったからといってその場で退職することはできません。民法では、以下のように規定されています。
労働者には「退職の自由」がある。そのため、退職を希望する労働者は自由に退職することができ、退職の意思表示から２週間が経過すると雇用関係が終了（＝退職）する。
（引用：民法第627条第1項）
つまり、退職したいと伝えてから2週間はその会社に在籍する必要があります。
まず、メールで即日辞められるわけではないことを理解しましょう。法律を理由に、メールでの退職を拒否されたら、反論ができません。
2. 退職書類がもらえない
もし無事に退職につながったとしても、退職に関連する書類がもらえない可能性があります。
退職時にもらう書類には転職先や失業保険の受給に必要なものも含まれます。また年金手帳を会社が預かっているケースもあるので、書類が受け取れないと困るのはあなたです。
辞めることが決まったとしても、書類の受け渡しのために会社と連絡を取らなければいけないので、相手を無視することはできません。そのため、会社とトラブルに繋がるメール退職は避けるべきです。
3. 懲戒解雇になる可能性がある
メールを送ってそのまま出社しなくなった場合、最悪のケースでは懲戒解雇になります。メールが届いていない、読んでいないと言われてしまうと反論できません。
もしメールでやり取りがないままだと、無断欠勤扱いになる可能性があります。2週間以上無断無断欠勤が続いた社員に対して懲戒解雇が認められた事例もあるので要注意。
懲戒解雇になると失業保険の受給が遅くなったり、再就職に影響したりとリスクだらけです。
メールで退職を伝えるのが許されるケース
基本的にメールで退職を伝えるのはマナー違反。しかし、以下のようなやむを得ない事情がある場合は、許されることもあります。
- 体調不良で対面できない
- 精神的につらくて出社が困難
それぞれ解説します。
1. 体調不良で対面できない
長期入院が必要な病気に罹った場合は、外出さえ難しくなります。
もともと体調不良で会社を休んでいて、出社が難しい場合は電話での退職が認められるケースもあります。長期入院をしていて完治の目処が立たない場合や、不調が続いて外にも出られないほどの場合は、そもそも会社にむかえませんよね。
そのため、メールで相談をしても、認められやすいでしょう。
2. 精神的につらくて出社が困難
メンタルが限界をむかえてしまい、精神的に出社が困難なケースでもメールで辞められることがあります。会社に向かおうとすると震えが止まらなかったり、涙が出てしまったりする場合は、それ以上無理する必要はありません。
上司の声を聞くと萎縮してうまく話ができないようなほど精神的に不安定な状態の場合は、メールで連絡することになっても理解されるはずです。
なお、精神的な病で退職代行を利用したいという方は「【徹底解説】うつ病で退職する際に診断書が必要な理由とは！やるべき5つのことも紹介」を参考にしてみてください！必要なことややるべきことを解説しています。
メールで退職を伝えるときの注意点
メールで退職の意思を伝えるときは、以下の点に注意しましょう。
- 退職の相談から始める
- マナー違反であることを詫びる
- 直属の上司にメールする
- メールの内容は残す
- 今後の連絡方法を確認する
- 退職日を確定させる
それぞれ具体的に解説します。
1. 退職の相談から始める
体調や精神の不調によりもう出社できない状態だったとしても、いきなり「退職します」と宣言して辞めるのはマナー違反。あくまで相談というスタンスをとることが大切です。
出社が難しいので退職を考えているという伝え方にして、あくまで話し合いたいというニュアンスを残しましょう。
2. マナー違反であることを詫びる
やむを得ない事情があるとはいえ、基本的にメールで退職を相談し、辞めるのはマナー違反。突然連絡されて、相手も困惑するはずです。また、急な退職により、仕事の引き継ぎや業務の分担も考えなければいけません。
直接話をすることなくメールで退職を伝えるはいい印象を持たれるものではないので、必ず相手にマナー違反であることを謝罪するようにしましょう。本当に申し訳ないという気持ちを伝えた上で退職を切り出すことで、相手にも状況を理解してもらいやすくなるかもしれません。
退職の意思を伝える際は、迷惑をかけて本当に申し訳ない気持ちやこれまでお世話になった旨も忘れずに伝えましょう。とはいえ、まったく理解を示されないリスクもある点は、頭に入れておいてください。
3. 直属の上司にメールする
メールする相手は直属の上司です。
パワハラやモラハラがひどく、退職の原因となった上司の場合は、伝えにくい気持ちもわかります。しかし、いきなり人事部や役職を超えた上司に連絡したところで、「まずは直属の上司と相談するように」と言われて二度手間になってしまいます。
そのため、最初から直属の上司と連絡するようにしましょう。もし上司がメールを無視しそうな場合は、ccやbccで人事担当者を含めるようにするのがおすすめです。
4. メールの内容は残す
メールのやりとりはすべて残しておきましょう。
一度は退職を認められたのに、辞める直前に条件を変えられる可能性もあります。退職の許可が出た時点でメールを消してしまうと証拠が残りません。
しっかり退職し、必要な書類をすべて受け取るまでは、やり取りをすべて残しておくと良いでしょう。
5. 今後の連絡方法を確認する
退職を無事認めてもらった後は、今後するべき手続きと連絡方法も確認しましょう。
そのままメールや郵送でやり取りすることもあれば、電話で指示が来ることもあるかもしれません。あらかじめ連絡方法を知っておけば、こまめに確認することもできます。
また、退職後は何かしらの手続きを求められることが多いので、期日内に必ず行いましょう。
6. 退職日を確定させる
退職が認められたら、退職日の確認もしておいてください。
連絡をしたその日に退職できないケースも多いです。なぜなら、民法第627条第1項で、退職の意志表示から2週間で雇用関係が終了すると定められているからです。そのため、会社と退職日の調整が必要になります。
もし退職日が先になる場合は、そこまでを有給で賄うのか、欠勤扱いにするのかというところも合わせて確認しておきましょう。
メールで退職の相談をするときの例文を紹介
それでは、メールで退職を切り出すときの例文を紹介します。
お疲れさまです。〇〇です。
お忙しいところ失礼いたします。突然のご連絡で申し訳ありませんが、体調が悪化して復帰の目処が立たないため、○月を目処に退職を考えております。
また、本来であれば出社して直接お伝えすべきところですが、体調不良のために外出が難しく、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
こちらの都合で大変申し訳ありませんが、
今後についてメールでご相談させていただけると助かります。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
メールで連絡した理由や、マナー違反であることへの謝罪をいれつつ、退職したい時期は明記するようにしてください。ただし、今後を相談したいというスタンスにしておくと良いでしょう。
メールで退職が決まった後の流れ
メールで退職が無事決まったら、順次手続きを行っていきます。会社から指示されることがほとんどですが、あらかじめ頭に入れておくと安心です。
- 退職届を提出する
- 返却物を郵送する
- 必要書類を受け取る
それぞれ詳しく解説します。
1. 退職届を提出する
退職自体はメール連絡だけでも成立します。ただ、会社側から退職届の提出を求められるケースがほとんどです。
退職届は、郵送もしくはメールでの添付で提出するように指示されるケースが多いです。会社所定のフォーマットが用意されていることもあるので、指示に従います。所定の書式がない場合、インターネット上のサイトにも退職届のテンプレートがあるので、参考にしましょう。
2. 返却物を郵送する
退職を認められたら、会社から借りている備品は返却しなければなりません。借りている備品を返さなければ、窃盗罪にあたるからです。
返却が必要なものの例は以下の通りです。
- 制服
- 社員証
- 保険証
- 社章
- 名刺
- 定期券
- 貸与しているパソコン・携帯電話
保険証や社員証など重要な書類は、会社に届いたか確認できる簡易書留で送るのをおすすめします。また、引き継ぎ事項があり、まとめるように指示された場合は、こちらも準備しましょう。
一方、会社に置いてある私物を、どうすればいいのか悩んでいる方もいるかもしれません。会社に直接取りにいけない場合は、私物を着払いで送ってもらうように依頼してみてください。
なお、私物の返却について連絡が遅くなれば、勝手に破棄される可能性があります。
3. 必要書類を受け取る
会社から退職する際には、以下の書類を受け取らなければなりません。
| 会社から受け取る書類 | 受け取れない場合に相談する場所 |
| 離職票 | ハローワーク |
| 源泉徴収票 | 税務署 |
| 年金手帳 | 年金事務所 |
| 厚生年金基金加入員証 | 年金事務所 |
| 健康保険被保険者資格喪失証明書 | 保険組合 |
これらの書類がいつまでも届かなければ、失業保険の受給が遅れたり、転職先に提出ができなくなったりして支障が出てきます。
もし、いつまで待っても届かない場合は、嫌がらせで送って来ない可能性があります。会社に督促し、対応してくれない場合は、それぞれの機関に相談しましょう。
直接会社と連絡をとるのが負担なら退職代行も検討しよう
直接会社と連絡をとるのが困難な場合や、メールを送ったけれども無視されている場合は、退職代行の利用も検討してみましょう。
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また、上司に退職を伝えるという嫌な作業を代行してくれるので、依頼をしたあとは待つだけでメールをする必要すらありません。会社からの指示も退職代行を仲介して受けられるので、安心です。
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