退職相談をメールで伝えるのは可能? 上司への伝え方を状況別に解説

「退職相談をメールでしてもよいの? 」
「退職を伝えるメールの書き方がわからない」
なるべく上司と会わずに退職の意思を伝えたい
とあなたは悩んでいませんか?

一般的に退職の意思は口頭で伝えますが、どうしても上司に直接伝えられない方も少なくありません。

その場合、退職相談をメールで行う方法もあります。とはいえ、メールで伝える場合の書き方がわからない方も多いのではないでしょうか?

そこでこの記事では、以下の内容について解説します。

  • 退職相談をメールで送ってもよいのか
  • 退職の意思をメールで伝える際の書き方
  • 退職日までの流れ

この記事を読めば、退職の意思をメールで伝えられるので、スムーズに辞められるようになるでしょう。退職の伝え方に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

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目次

マナー違反ではあるが退職相談はメールでもOK

一般的に退職の意思は直属の上司に口頭で伝えるのがマナーです。しかし、法律では「退職の意思を口頭で伝えなければならない」と定められていません。

したがって、メールで上司に相談して退職の意思を伝えても、有効だと認められるでしょう。

とはいえ、マナーとしてはよくない方法なので、メールで伝える際は普段以上に配慮して伝える必要があります。

メールで退職相談する際に注意するべき8つのポイント

メールで退職相談する際には、いくつか注意するべきポイントがあります。円満退職をするためには欠かせないポイントなので、必ず守ってください。

  1. 最初に直属の上司へ伝える
  2. 退職についての文言は控える
  3. 忙しい時期の相談は避ける
  4. 退職理由も前もって考えておく
  5. なるべく早く伝える
  6. 会社への不満を口に出さない
  7. 相談内容をまとめておく
  8. メールは残しておく

それぞれのポイントについて順番に見ていきましょう。

1. 最初に直属の上司へ伝える

退職相談を伝える際は、必ず最初に直属の上司へ伝えるようにしてください。その理由は2つあります。

  1. あなたが退職した後にやらなければならない仕事があるから
  2. 上司との関係悪化を避けながら退職するから

あなたが退職する影響をもっとも受けるのは、直属の上司です。あなたが退職した後、上司は今後のチームメンバーの再編成や仕事の割り振りなどを考えなければなりません。

そのため、退職の意思が固まった段階で上司に相談すべきです。

また、もう一つの理由は、上司との関係悪化を避け円満に退職するためです。上司の立場で考えると、自分よりも先に同僚があなたの退職を知っていれば、後回しにされた印象を与えます。

そうなれば、退職するまでの期間中、気まずい雰囲気で働かざるを得なくなります。

2. 退職についての文言は控える

退職を相談する際、多くの方はメールに件名を入れるでしょう。しかし、メールの件名や本文に退職という文言を入れてしまうと、上司を身構えさせてしまいます。

ひどい上司であれば、メールを無視する可能性もあります。

メールで相談するときは、まず件名や本文内に退職の文言は入れないでください。「折り入ってご相談したいのですが」「相談したいことがあるので少しお時間よいでしょうか」などの文面から入るようにしましょう。

なお「今後のことでご相談したいことがある」のように明らかに退職を匂わせる文章も使わないのが無難です。

3. 忙しい時期の相談は避ける

上司が話を聞ける状況でないと、退職の意思を伝えるのは難しくなります。そのため、繁忙期や社内プロジェクトの進行中など、忙しいときに相談するのは避けてください。

なぜなら、忙しい時期にあなたから退職の意思を伝えられれば、業務量がさらに増えるからです。忙しい時期は上司もいらだっている傾向があるので、退職の意思を伝えても、無視されるリスクが高くなります。

4. 退職理由も前もって考えておく

退職の意思を伝える際には、必ず上司から辞める理由を聞かれます。上司から退職理由を聞かれた際にすぐに答えられなければ、前向きな理由でないとバレるでしょう。

法律上では、退職するのに正当な理由は必要ありません。とはいえ、なんとなくもっともな退職理由を伝えたいと考えている方も多いのではないでしょうか?

なるべく、退職についてメールで相談する前に、退職理由を考えておきましょう。そして、できれば、退職理由も前向きな言い方に変えてください。

  • 残業が多い→成果が評価に直結する会社で働きたい
  • 人間関係が原因→周りと連携を取りながら仕事を進めたい
  • ノルマが厳しい→一人ひとりの顧客と長く向き合える仕事をしたい

一見、後ろ向きな理由であっても、前向きに変えることは可能です。前向きに理由を伝えたほうが、上司から反発されたり無視されたりするリスクは低くなります。

なおどうしても退職理由が思いつかない方は「【必見】最強の退職理由12個を一挙公開!引き止められないためのポイントも紹介」をご覧ください。

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5. なるべく早く伝える

退職相談するときは、なるべく早くその意思を伝えるようにしましょう。具体的には、辞めようと思っている1ヶ月以上前が良いです。

引き継ぎや退職準備に時間がかかるため、仕事を辞める直前に連絡をすると上司の負担が増えてしまいます。

また上司に無視されたり引き止められたりとトラブルが起きる可能性もあるので、なるべく早めに伝えたほうが良いでしょう。

6. 会社への不満を口に出さない

退職相談をする際は、会社への不満を口に出さないようにしてください。

仕事を辞めたいと感じる方は、人間関係や業務内容など会社に不満を持っている場合が多いはず。しかしその内容を上司に伝えると、出社する際に気まずい思いをすることになります。

また人間関係が理由の場合、人事異動が行われると退職する必要がないので、引き止められる確率が上がります。

上司へ退職相談するときは、会社の不満を漏らさないようにしましょう。

7. 相談内容をまとめておく

退職についての相談内容をまとめた後にメールをするようにしてください。何も考えずに相談すると言いくるめられ、引き止められかねません。

  • 退職理由
  • 意志の硬さ
  • 退職日
  • 引き継ぎ

上記の内容を入念に考えておくことで、口論になったときでも対応できます。

また話す内容を決めておくことで、気持ちの整理にもつながるでしょう。

8. メールは残しておく

退職相談をメールで行うときは、その内容を残しておきます。消してしまうと「聞いていない」「なんのことだ」と言われかねません。

メールを残しておくと後から言い逃れはできないので、トラブルが起こったときに有利にことを進められます。

トラブルを防ぐためには、メールの内容は残しておきましょう。

【5パターン】退職相談のメールの書き方を状況別に紹介

上司で退職の相談をしたくても「メールの書き方がわからない」「書き方が悪くて退職できなくなるのでは」と考える方もいるのではないでしょうか?

そこでこちらでは、状況別に退職相談のメールの書き方を紹介します。

  1. 退職の相談を切り出すときの書き方
  2. 短期間で退職するときの書き方
  3. 体調不良を理由に退職を伝えるときの書き方
  4. 転職を理由に退職を伝えるときの書き方
  5. 人間関係を理由に退職を伝えるときの書き方

順番に解説します。

1. 退職の相談を切り出すときの書き方

退職を切り出すときは以下のようなメールを書いて送りましょう。

件名:面談のお願い

●課長

お疲れ様です。●●です。

少しご相談したいことがあるので、近々お時間をいただけないでしょうか?

お忙しいなかのお願いで恐縮ですが、ご検討いただければ幸いです。

どうぞ、よろしくお願いいたします。

退職の相談を切り出した後は、上司と二人きりで会い、直接退職の意思を伝えます。

2. 短期間で退職するときの書き方

ここからは、メールだけで退職の意思を伝えたい場合の書き方について紹介します。

短期間で退職するときは以下のように書いて送りましょう。

件名:退職のお願い

●課長

お疲れ様です。●●です。

突然申し訳ありません。このたび●月末で退職させていただきたく、お時間をいただきました。

入社後、なんとか会社に貢献しようと頑張ってきたのですが、入社前に思い描いていた業務と実際の業務が違っており、退職したいと考えた次第です。

●さんには短期間ではありますが、一から丁寧に指導していただき大変感謝しております。

またメールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

お忙しいなかでの相談になり大変恐縮ですが、退職をご了承いただきたく重ねてお願い申し上げます。

3. 体調不良を理由に退職を伝えるときの書き方

次は体調不良を理由に退職を伝えるときの書き方を紹介します。

件名:退職のお願い

●課長

お疲れ様です。●●です。

突然申し訳ありません。このたび●月末で退職させていただきたく、お時間をいただきました。

ここ数ヵ月身体に不調を感じていたため、先日医療機関で診断を受けたところ、医師から「治療に専念したほうがよい」と伝えられました。

そのため、治療に専念しようと退職を決意しました。

これまで●●さんには、ご指導いただきありがとうございました。

できれば●月末までに退職させていただきたいと考えているので、具体的な日程はご相談させていただければと思います。

4. 転職を理由に退職を伝えるときの書き方

次に転職を理由に退職を伝えるときの書き方を紹介します。

件名:退職のお願い

●課長

お疲れ様です。●●です。

突然申し訳ありません。このたび●月末で退職させていただきたく、お時間をいただきました。

かねてから●●(職種)に挑戦したいと考え、転職を決意しました。

●さんには、これまで丁寧にご指導いただきありがとうございました。

できれば、●月末までに退職させていただきたいと考えているので、具体的な日程はご相談させていただければと思います。

5. 人間関係を理由に退職を伝えるときの書き方

次に人間関係を理由に退職を伝えるときの書き方を紹介します。

件名:退職のお願い

●課長

お疲れ様です。●●です。

突然申し訳ありません。このたび●月末で退職させていただきたく、お時間をいただきました。

経緯としましては、今の仕事もやりがいは感じているのですが、周りと連携を取りながら仕事を進めたいと考えるようになったからです。

お忙しいなかでの相談になり大変恐縮ですが、退職をご了承いただきたく重ねてお願い申し上げます。

退職が認められた後の流れを解説

上司にメールで相談をした結果、退職が認められた後もやるべきことがいくつかあります。

退職日まで、以下の流れに沿って手続きを行いましょう。

  1. 退職届を提出する
  2. 業務の引き継ぎを行う
  3. 社内への挨拶と備品を返却する

1つずつ解説します。

1. 退職届を提出する

退職の意思を伝えただけでは正式に退職したことになりません。退職届を上司に提出する必要があります。

マナーとしてはよくないですが、メールだけで退職届を送っても、退職は認められます。

件名:退職届

メールで伝える際は、以下の内容を記載して送ってください。

総務部人事課 部長●●様

お疲れ様です。

このたび一身上の都合により令和●年●月●日をもって退職いたします。

令和●年●月●日

部●課 名前

「自分と提出先(総務や人事)の役職および名前」「提出日」「退職日」「退職をしたい旨」「退職理由」は最低限必要です。

またパワハラやセクハラのようによほどの理由がない限り、一身上の都合と書くようにしましょう。

2. 業務の引き継ぎを行う

退職をすると、残された人であなたが行っていた業務をこなしていく必要があります。業務中に使うデータや取引先の情報などあなたでしかわからないこともあります。

そのため、会社に迷惑がかからないように業務の引き継ぎをしっかり行わなければなりません。

退職後にまた出社したくない場合は、退職の意思をメールで伝える前に、マニュアルや引き継ぎ事項をまとめておきましょう。

3. 社内への挨拶と備品を返却する

次に社内の同僚への挨拶と備品の返却を行ってください。退職を伝えるのが気まずい場合は、できるだけ退職直前に挨拶をします。

備品を返却しなければ窃盗罪にあたる恐れもあるので、注意しましょう。備品には、以下のようなものが挙げられます。

  • パソコン
  • タブレット
  • 携帯
  • 制服

退職相談をメールで行う3つのデメリット

ここまでは退職相談をメールで行う方法を解説しました。とはいえ、メールで退職相談を行うには、デメリットも存在します。

そこでこちらでは、退職相談をメールで行う3つのデメリットを解説します。

  1. メールを見てもらえない可能性がある
  2. 上司から反感を買うかもしれない
  3. 引き止められる可能性がある

ではそれぞれ見ていきましょう。

1. メールを見てもらえない可能性がある

退職相談のメールを送っても、そもそも上司に見てもらえないかもしれません。上司が忙しければメールを見る暇もありませんし、業務用のメールに埋もれてしまう場合もあります。

そのため、メールは確実に退職相談をするときには合っていません。

しかし、メールの確認を依頼したりプライベートアドレスに送ったりすることで、内容を見てもらう方法もあります。

2. 上司から反感を買うかもしれない

退職相談をメールで行うと、上司から反感を買うかもしれません。

上司の中には、メールで退職の相談をするのは失礼だと思っている方もいます。また「退職の相談は直接言おう」と、怒られるケースも考えられます。

上司からの反感が怖い方は、メールでの退職相談はおすすめできません。

3. 引き止められる可能性がある

引き止められる可能性があるのも、退職相談をメールでするデメリットです。「人手不足になる」「業務が回らなくなる」「今辞められたら迷惑だ」など、色々な理由をつけてくるでしょう。

また何かしら言いくるめられて、相談自体を無かったことにされるケースもあります。

引き止められると辞めづらくなりますが、あなたの責任ではありません。あなた一人が辞めただけで回らなくなるような会社なら、続けても明るい未来はないでしょう。

なお引き止めに合うのが怖い方は「【残るべき?】退職の引き止めで揺らぐときの対処法3選!後悔した人の生の声を徹底リサーチ」を参考にしてみてください。

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退職相談をメールでするなら退職代行を利用するべき5つの理由

法律上は退職相談をメールで行ってもよしとされていますが、中にはマナー違反と考える方もいます。

とはいえ、上司とは顔を合わせずに退職の意思を伝えたいですよね。そんな方におすすめなのが、退職代行サービスです。

こちらでは、退職代行サービスを利用するべき5つの理由を解説します。

  1. 即日退職できる
  2. ほぼ確実に退職できる
  3. マナー違反ではない
  4. 退職条件の交渉ができる
  5. 業者に手続きを丸投げできる

順番に見ていきましょう。

1. 即日退職できる

退職代行を利用すれば即日退職ができます。

メールで退職相談をすると、上司が内容の確認が遅れたり引き止められたりと、退職するまでに期間が空いてしまいます。退職を伝えて1ヶ月後に辞められるケースも珍しくありません。

一方退職代行であれば、退職の意思を伝えた次の日から出社しなくてよいです。夜業者に連絡して、次の日に出社しないことも可能です。

今すぐに辛い職場から逃げたいと考えている方に、退職代行はおすすめです。

2. ほぼ確実に退職できる

退職代行を利用すれば「仕事を辞められない」事態がほとんどありません。

メールであれば引き止められたり、退職を却下されたりする場合が多いでしょう。退職代行はプロの業者があなたの意思を伝えてくれるので、引き止められるリスクもありません。

実際にほとんどの退職代行業者が退職率100%近くあり、失敗する可能性は極めて低いといえます。

3. マナー違反ではない

メールで退職相談するのはマナー違反です。しかし、退職代行は歴としたサービスなのでマナー違反ではありません。

「直接意思を伝えないなんて非常識だ」と感じる方もいるかもしれませんが、料金を払ってサービスとして成立しています。違法性もありませんし、世間一般的に見てもマナー違反ではありません。

自分の意思を伝えられない環境にいるのであれば、退職代行を利用して楽になりましょう。

4. 退職条件の交渉ができる

退職代行を利用すれば、以下のような退職条件の交渉も可能です。

  • 有給の取得
  • 未払い賃金の請求

メールや直接上司に会って退職の意思を伝えても、有給を取得させてくれたり未払い賃金を払ってくれたりする保証はありません。言いくるめられて、退職自体をなかったことにされるケースもあります。

しかし退職代行を利用すれば、上記のような条件を交渉してくれるので、サービス料金を支払っても黒字となるでしょう。

5. 業者に手続きを丸投げできる

退職代行へ依頼すれば、全ての手続きを業者へ丸投げできます。あなたは家で待っているだけで退職が完了します。

そのため、気まずい思いをしたり嫌味を言われたりすることもありません。ノンストレスの退職が可能です。

退職を切り出すなら退職代行SARABAを利用すれば安心

メールで退職を伝えるのはマナー違反であり、場合によっては出社させられ怒られるケースもあります。

とはいえ、上司と顔を合わせずに退職したい方も多いでしょう。そんなときは、退職代行SARABAを利用してスムーズに退職しませんか?

退職代行SARABAは労働組合が運営する退職代行サービスであり、以下のようなメリットがあります。

  • 即日退職に対応
  • 退職条件の交渉が可能
  • 転職サポート付き

今の辛い職場を続けるといずれ精神を壊す可能性もあります。冷静な判断ができるうちに、SARABAを利用して辛い職場からおさらばしましょう。

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