「仕事を休みたいけど電話をかけるのが怖い」
「電話で怒られないか不安だけど、どうしたらいいんだろう」
「電話ってどうしてもしないといけないのかな」
相手の表情や仕草が見えない電話は、不安を感じる方も多いもの。相手に負担をかけてしまう仕事の休みの連絡ならば、さらに怖いと感じてしまいますよね。
そんな不安を抱えるあなたに向けて、この記事では
- 電話が怖いときの考え方
- 電話のかけかた
- 伝え方のポイント
などのポイントをまとめました。仕事を欠勤する電話が不安な方は、ぜひご覧ください。
仕事を休む電話が怖いならばメールでもOK
仕事を休む電話をかけるのが怖いならば、メールで連絡しても大丈夫です。
可能であれば電話のほうが好ましいものの、体調不良で電話をかけられる状態でないときもあるため、メールでの連絡を許容しているところも多いです。
「本当は電話をかけられる状態だけど怖いから」という理由でメールを選んでもOKです。あなたがその理由を言わない限りは、相手に気づかれることはありません。
ただし、すでに欠席したい日を迎えており、当日の朝から打ち合わせやミーティングがあるときは、極力電話をかけるようにしましょう。メールだと気づかれるのが遅くなってしまう可能性があるためです。
上長が毎朝メールチェックをしている場合は、社用ケータイを持っていていつでもメッセージが見られるような場合は、基本的にメール対応でも問題ないでしょう。
仕事を休む電話が怖いときの考え方
「電話をかけるべきだと思っているものの、仕事を休むのは申し訳なくてどうしても怖い」と感じてしまう方もいるでしょう。
そんな方の気持ちが少し楽になる考え方を紹介します。
- 休むのはお互い様である
- 1日仕事を休んでも業務は止まらない
仕事を休むのは悪いことではありません。働いている中で1日も体調を崩さず、トラブルも起きず、皆勤できる人はまれです。罪悪感をもたないで、休んでしまって大丈夫ですよ。
休むのはお互い様である
人間誰しも、休まないといけない事情がある日は来ます。会社員であれアルバイトであれ、65歳まで働くことを考えたら、どこかで休みを取る日は来るでしょう。
そういう日は、お互いにフォローをすればよいのです。「迷惑を掛けるかもしれない」と思うかもしれませんが、逆に他の人が休んであなたが助けることもあるはず。
休むのはお互い様です。出勤した日にフォローし合えば問題ありません。
1日仕事を休んでも業務は止まらない
休んだら担当している仕事が止まる、という不安がある方もいるかもしれません。しかし、1日くらい休んでも、業務は普通に遂行します。チームのメンバーや上司が変わりに対応するだけです。
逆に、1日休んだくらいで業務が完全にストップしてしまう会社は、環境に問題があります。リスク管理がまったくできていない状態だからです。
その解決策を考えるのは上層部の仕事。あなたが気を病む必要はありません。
「怖い」を減らす仕事を休む電話のかけ方
「怖い」という気持ちを持ちながらも、電話を掛けようと決心した方に向け、ポイントを3つ紹介します。
- 当日なら休むことがわかった時点で連絡する
- 直属の上司に伝える
- 話す内容をまとめておく
ぜひこれらのポイントを守って連絡しましょう。
1. 当日なら休むことがわかった時点で連絡する
休む前日の時点で欠勤が決まったならば、その日のうちに連絡をすればOKです。しかし、当日に急遽休まざるをえない場合には、基本的にわかった時点ですぐに連絡しましょう。
その日に社外の対応などがある場合には、代打を建てなければいけません。アルバイトであれば、シフトを埋める必要が出てきます。
連絡が速いほど、対応がしやすくなります。休みを決めた時点で早めに連絡を入れたほうが親切です。
休む時点では早すぎて誰とも連絡がつかないという場合は、電話がかかる時間になるまで待ち、できるだけ早めに報告しましょう。
2. 直属の上司に伝える
電話を掛ける相手は、直属の上司です。社員であれば課長や部長、アルバイトであれば店長に連絡をしましょう。
チームメンバーだけに連絡を入れたり、勝手に対応を決めて終わりにするのではいけません。直属の上司はあなたを管理する役割を担っているので、必ず状況がわかるように報告する必要があります。
3. 話す内容をまとめておく
電話をかけるのに緊張していると、何を話したのかわからなくなってしまいがちです。そんな不安を和らげるには、先にメモを作って話す内容をまとめておくことをおすすめします。
メモを読み上げるように伝えれば、考えながら話すのに比べると不安は減るはずです。また、連絡すべきことの抜け漏れが減るメリットもあるので、ぜひ取り入れてみてください。
仕事を休む電話の伝え方のポイントを例文付きで紹介
それでは、仕事を休む電話の伝え方を解説します。まずは、電話の例文を見てみましょう。
〇〇課長お疲れさまです、〇〇です。
昨日から発熱しており、今朝も熱が38℃ある状態で出社できそうにありません。大変申し訳ありませんが、本日はお休みをいただけないでしょうか？
本日病院に行くので、明日以降については後ほどご連絡いたします。
本日の業務はAとBがあります。Aについては本日中の対応が必要なため、どなたかに割り振っていただけないでしょうか？
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
理由の部分を変えればそのまま使える例文です。さらに、伝え方のポイントを深堀りして解説します。
謝罪を伝える
休むことと、フォローをしてもらうことについて、謝罪を伝えましょう。
事情がどんなものであれ、休むのだから助けてもらって当然という態度では、周りも不満が募ります。突然休まなければいけなくなったことに対してしっかり謝罪することで、周りも気持ちよく助けられるでしょう。
電話をかけるときに加え、翌日以降に出社するときにも、休んでしまったことへの謝罪とフォローいただいた方へのお礼を述べるようにしましょう。
理由を伝える
基本的に休みの連絡は前日までにおこなうもの。当日休む場合は、理由を伝えなければいけません。
理由は、「それならば休まないといけないな」と納得してもらえるように伝えましょう。なんとなくしんどい、だるいといった理由ではなかなか許可をできないはずです。具体的な体調や、行けない理由がわかる状況をしっかりと伝えるように意識してください。
以下のような理由であれば、当日の朝の連絡でも納得してもらいやすいはずです。
- 発熱
- 嘔吐
- 子どもの体調不良
その他使える理由は「【コロナでズル休みはNG】会社を当日休むのに使える理由10選！当日欠勤の注意点10つも解説」で紹介しています。こちらもぜひ参考にしてください。
引き継ぎ事項を伝える
休みを取る日に客先とのアポイントがある、他部署との会議があるなど、その日のうちにやるべきことがある場合は、しっかりと引き継ぎをしましょう。
電話では伝えきれない場合は、後ほどメールで送るのでも問題ありません。その場合は、メールで引き継ぎをするということだけ伝えておきます。
自分で代打が立てられない場合、急ぎの仕事は一覧にして上司に伝えれば問題ありません。割り振り先を考えてもらえるでしょう。
そのほか、一緒にプロジェクトを行っている仲間がいる場合は、もちろん同僚に伝えても問題ありません。
仕事を休む電話が怖いのは職場に問題あり！4つの原因別にくわしく解説
ここまで電話のかけ方、伝え方を話してきましたが、そもそも「仕事を休むと伝えるのが怖い」という状況はあまり良いものではありません。
ただ電話が苦手なだけならばよいのですが、もしそれ以外の原因がある場合、職場に問題がある可能性が高いからです。電話が怖い代表的な原因には以下のようなものがあるでしょう。
- 上司に怒られるのが怖い
- 職場の視線が怖い
- 仕事が遅れるのが怖い
- 仕事に行くこと自体がなぜか怖い
それぞれについて、もう少し掘り下げて解説します。
1. 上司に怒られるのが怖い
休むと言ったら上司に怒られるという不安がある方もいるでしょう。もし本当に休みを取ろうとすると阻止してくるならば、その上司には問題があります。
威圧的で理解のない上司のもとでは、のびのびと働けません。萎縮してしまう状態では仕事に集中することもできないでしょう。
なんとなく怖いくらいならばまだしも、休みを取るのが不安になるほどのレベルの場合、過剰に怒られている可能性があります。無自覚のうちにパワハラを受けている可能性があり、環境はよくありません。
2. 職場の視線が怖い
休みを取ると嫌味を言われるのではないか、同僚の視線が怖いというのも、職場に問題ありです。平和な職場であれば、休みを取る人のフォローをして、お互いが働きやすい環境を整えます。
足を引っ張り合うような職場では、居心地が良いわけがありません。休むことすら安心してできない職場ならば、離れることを検討したほうが良いでしょう。
3. 仕事が遅れるのが怖い
自分が休むと仕事が遅れてしまうという不安がある方もいるかもしれません。しかし、そもそも仕事は余裕を持ってすすめるもので、1人が1日休んだら回らなくなる状態は、非常に危険です。
もし停電してパソコンが使えなくなったり、トラブルが発生したりしたら、もうその仕事が間に合わなくなってしまうからです。通常の会社経営ならば、このような不測の事態が発生しても良いように、時間の余裕を作ったり、人員に余裕をもたせます。
つまり、「自分が休むと仕事が止まってヤバい」という状況は、会社としてのキャパシティが限界であり、とても危険です。
4. 仕事に行くこと自体がなぜか怖い
特に理由はないけれども、仕事に行くことを考えると怖いというケースもあります。この場合、精神的に追い込まれているのかもしれません。
体に不調が出ていない場合や、これと言って特別な原因が思い浮かばない場合でも、メンタルに不調が出ることはあります。その原因が会社にあるとは限りませんが、休みをとって開放される時間を取るのは悪いことではありません。
メンタルの不調をそのまま無視すると、心身にさらに不調が現れるリスクがあります。リフレッシュする時間をとってあげましょう。
メンタルがつらくて休みたいときの参考になる情報を、「精神的な理由で仕事を休むのは問題ない！欠勤するときのポイントや過ごし方を解説」で解説しています。休むと決めた方は、ぜひ参考にしてください。
仕事を休む電話が怖いなら退職するのも1つの手段
ここまで解説したとおり、もともと電話が苦手でたまらない場合を除き、仕事を休むと伝えるのが怖いのは良い状況ではありません。
欠勤を伝えるだけで不安を感じてしまうのは、職場環境に問題がある可能性が高いです。もしその不安が続くならば、その仕事をやめて転職するほうが心身ともに開放されるかもしれません。
しかし、欠勤の電話も怖い状態で、退職を切り出すのは不安も大きいでしょう。もし自分で伝えるのは不安だけれども、この会社をやめたいと思うならば、退職代行がおすすめです。
退職代行ならば、上司に退職したいと伝える必要はありません。それどころか、家にいながら待つだけで退職が実現します。
会社に行くのが辛いならば、ぜひ頼ってみてください。
