「仕事でキャパオーバーなのは、甘えなのかな？」
「私が無能だから、仕事がどんどん溜まっていくんだよね…」
「仕事をやってもやっても全然終わらない…キャパオーバーつらい」
と悩んでいませんか。
結論から言うと、仕事でキャパオーバーになるのは甘えではありません。自分を責めないでください。
上司に相談して減らしてもらえるのが、1番良い解決方法です。とは言っても、上司に相談するのも難しいですよね。
特に、キャパオーバーになる人は自分で頑張ろうとしがちです。
そこで、本記事ではキャパオーバーで苦しんでいる人のために
- 仕事量が多すぎると感じるのが甘えではない理由
- キャパオーバーになりやすい人の特徴
- 対処法
などを分かりやすく紹介します。繰り返しになりますが、仕事でキャパオーバーになってしまうのは、甘えているからでも無能だからでもありません。
また、部下が対応できる範囲の中で仕事を振るのは上司の仕事です。自分を責めずに、また我慢せずに行動を起こしてみてくださいね。
仕事量がキャパオーバーと感じるのは甘えではない理由5つ
仕事量がキャパオーバーと感じるのは、甘えではない理由を5つ紹介します。
- 人手不足
- 仕事量がシンプルに多い
- 新人で学んでいる最中
- 仕組み化されていない
- 頼れる人が周りにいない
1つずつ確認していきましょう。
1.人手不足
人手不足が理由だったら、キャパオーバーになって当たり前です。担当する仕事量が多くなるからです。
人手不足になる主な理由は、以下3つです。
- 新しいプロジェクトで人員を確保中
- どんどん人が辞めていく
- 人員削減が行われた
残念ですが、「人員を確保中」以外に当てはまるのであれば、改善されることはほとんどありません。
今の状況がこの先も続くと思った方が良いでしょう。現状から抜け出したいのであれば、転職するか残業の少ない部署に異動するしかありません。
しかし、すでに人手不足なので異動希望が通るのは難しいでしょう。
人手不足で退職できないについては「退職したいのに人手不足を理由に引き止めに合っている人必見！会社をやめる4つの方法を紹介」にて解説しています。人手不足で引き止めにあって退職できない人は、参考にしてみてください！
2.仕事量がシンプルに多い
上司がうまく仕事を振れていないと、仕事量がシンプルに多くなります。また、納期などが重なってしまい忙しくなることも。
納期が重なっている場合は、一時的にキャパオーバーになります。ひと段落がついたら、余裕を持って仕事ができます。
しかし、普段も仕事量が多すぎるなら甘えではありません。どんなにやりがいのある仕事でも、キャパオーバーが続いていたら疲れてしまいます。
長時間労働や休日出勤が当たり前になっている人は、1度立ち止まって考えてみてください。「この状態で10年後も働き続けられるか」と。
転職は職種にもよりますが、歳を重ねるごとに難しくなります。どんなに好きな仕事でも、体調を崩してしまったら意味がありません。
仕事量を減らせないのであれば、思い切って転職しましょう。
3.新人で学んでいる最中
新人の場合、新しい仕事として覚えるべき情報量が多すぎてキャパオーバーになる傾向があります。
新人だけでなく、新しい部署や職場に異動した際も同様。
分からないことが多く、たびたび作業が中断することも多いですよね。聞きすぎると周りの人の迷惑になるかもと、質問できずに時間が経つことも。
そのため、学んでいる最中はどうしてもキャパオーバーになりやすいです。この場合は、徐々に改善するので乗り越えましょう。
4.仕組み化されていない
仕組み化されていないと、キャパオーバーになりやすいです。
たとえば、次のようなものなどです。
- マニュアルが無い
- 誰がどの仕事をしているか誰も把握していない
- 業務が整理されていない
- 優先順位が分からない
業務が仕組み化されていないと、無駄な作業が増えてしまいキャパオーバーになってしまいます。仕組み化することは大変ですが、1度作ってしまえばスムーズに作業を行えるでしょう。
5.頼れる人が周りにいない
周囲に頼れる人がいないと仕事でキャパオーバーになりやすいです。周りに頼れないと仕事を渡せないため、自分で作業をこなさなければなりません。
また、精神的にも頼れる人がいないとストレスが溜まります。周りに頼れない環境では、キャパオーバーになる確率が高いです。
キャパオーバーになりやすい人の特徴4選
こちらでは、キャパオーバーになりやすい人の特徴を4つ紹介します。
- NOと言えない
- 完璧主義
- 1人で抱え込んでしまう
- 体調を崩しやすい
性格を変えるのは難しいですが、意識してみてくださいね。1つずつ順番に確認していきましょう。
1.NOと言えない
NOと言えない人は、仕事をどんどん引き受けがちです。その結果、キャパオーバーになってしまいます。
上司や同僚からの依頼を断るのは、難しいですよね。しかし、引き受けすぎた結果パンクしてしまい、体調を崩してしまったら周りに迷惑をかけることに。
自分の処理能力を把握し、対応できる範囲のみ仕事を引き受けるようにしましょう。まずは、小さいことからNOと言う練習をするのがおすすめです。
2.完璧主義
完璧主義の人も、仕事でキャパオーバーになりやすいです。理由は、全ての仕事を完璧にこなそうとするから。
そのため、納期ギリギリになることも多いです。しかし、自分は完璧だと思っても、上司や取引先によっては満足しないこともあります。
その結果、短い期間で修正を依頼されることも。
完璧に全ての仕事を行うのは、ほぼ不可能です。70％を目指しましょう。また、上司や取引先にこまめに報連相を行うことでトラブルも回避しやすいです。
3.1人で抱え込んでしまう
仕事でキャパオーバーになりやすい特徴として、1人で抱え込んでしまう人が挙げられます。
分からないことも自分で解決しよう。しかし、分からないことを1から解決していくと、時間がかかってしまいます。
また、1人で抱えられる仕事量には限界があります。人に頼ってみましょう。分からないことは、経験豊富な上司や先輩に聞いた方が短時間で解決できます。
4.体調を崩しやすい
体調を崩しやすいと、100％の状態で仕事ができないのでキャパオーバーになりやすいです。寝不足や仕事のストレスで体調が悪い日が続いていると、業務効率がかなり下がります。
- ついついスマフォを遅くまでいじってしまう
- 仕事で疲れているのに眠れない
- 長時間のオフィスワークで肩こり
など、ずっと体調不良が続いているのであれば改善しましょう。思い切って、体調が回復するまで休職するのも1つの手段です。
【甘えじゃない】仕事でキャパオーバーの人の意見
こちらでは、実際に仕事でキャパオーバーになっている人の意見を紹介します。
この仕事は嫌いじゃない
— 愚痴子 (@gutikong) September 14, 2022
でもどう考えてもキャパオーバー状態で何とかやってるのに、上司は全く理解しようとしないし、些細なミスを重箱の隅をつつくように責められるし、とうとう今日は待合室が混むのも受付のせいにされた
これ以上どうしろと？#医療事務の愚痴
仕事内容が好きでも、キャパオーバー状態で続けていたら一杯一杯になってしまいます。より働きやすい環境を作るのは、経営側の問題です。
上司がうまく仕事を振れておらず、キャパオーバーになると改善するのが難しいです。
https://twitter.com/moi_hygge/status/1570880511706558464優しくてNOと言えない人ほど、キャパオーバーになりがちです。難しいですが、自分のことを最優先に考えるようしましょう。
精神を崩してしますと、回復までに長い期間を要します。
https://twitter.com/alto_line/status/1571456299619201026一緒に働く人によって、キャパオーバーになってしまいます。本来は自分の仕事では無いのに、尻拭いをすることに。その結果、仕事量が増えてしまいます。
自分の働き方を変えても改善するのは難しいので、転職や部署異動など職場環境を変える必要があります。
平日も休日も勉強や読書してたけど、今年度になってから客観的に見ても他の人の倍の業務量とそれに伴うキャパオーバーで質が下がり詰められ等で何もやる気がでなくなってしまった。とにかく仕事以外の時間は寝たいという気持ちしかない。
— エス (@invest_career) September 18, 2022
自分のやりたいことや趣味ができなくなるのは、ストレスが溜まっている証拠です。
限界に達して、心や体を壊してしまう前に行動を起こしましょう。自分の努力で解決できない場合は、退職も1つの手段です。
https://twitter.com/OT_00548/status/1568884350162456578新人時代は慣れない仕事に、毎日キャパオーバーです。もうすでにいっぱいいっぱいなのに、先輩から注意されたら辛いですよね。
倉庫やトイレなど、バレない場所で静かに泣いた経験がある人も多いのでは無いでしょうか。徐々に慣れてきます。
もし、仕事内容を把握して作業もスムーズに行えるようになったのに、キャパオーバーが続くのであれば業務過多です。上司に相談してみましょう。
仕事量がキャパオーバーになったときの対処法5選
仕事量が多くてキャパオーバーなのを、なんとかしたいと思っている人に向けて対処法を5つ紹介します。
- 上司に相談する
- 他の人に頼る
- 優先順位をつける
- 仕組み化する
- 休職する
順番に説明します。
1.上司に相談する
可能であれば、上司に相談しましょう。仕事の振り分けは、上司の仕事だからです。
意外と仕事を振り過ぎていることに、気づいていない可能性も。その場合は、相談することで仕事量を減らしてもらえます。または、サポートをつけてくれることも。
さらに、相談することで第三者の意見やアドバイスを受けられます。経験が豊富な上司だからこそ教えられる、仕事の効率化方法があります。
2.他の人に頼る
頑張り屋さんは、他の人に頼ることを覚えましょう。1人で仕事を行うには、限界があります。
断ることも大事ですが、それと同じくらい人に頼ることも重要です。自分以外の人でも行える仕事内容は、他の人にお願いしましょう。
そして、自分の仕事が落ち着いている時は、キャパオーバーになっている同僚を助けてあげてくださいね。
3.優先順位をつける
仕事がキャパオーバーになると、焦ってしまい手当たり次第手をつける人がいます。正直、おすすめしません。キャパオーバーになっている時こそ、1度落ちつて優先順位をつけましょう。
業務内容を整理することで、
- どの業務を優先して行うべきか
- 何から始めたら良いか
- 納期はいつまでか
を明確化できます。
さらに、自分以外に頼んでも大丈夫な仕事内容も把握できます。可能であれば、他の人にお願いしましょう。
締め切りが迫って焦っているかもしれませんが、キャパオーバーのときこそ優先順位をつけてくださいね。
4.仕組み化する
業務をスムーズに行うためにも、仕組み化しましょう。流れを作っておけば、どの順で仕事を行えば良いか分かるからです。
マニュアルがあれば、他の人に仕事を頼むときや引き継ぎの時も簡単です。
仕組みを作る作業は面倒ですが、後々の自分が楽するためだと思って作成しましょう。
5.休職する
休職して心と体を休ませましょう。根本的な解決にはならないかもしれません。しかし、心に余裕ができるので今後どうするかを考えられるようになります。
「私が休んだら、仕事に支障が出て周りに迷惑をかける！」と悩む必要はありません。あなたを最優先してください。
休職をする場合は、診断書を会社に提出するようにしましょう。
【甘えじゃない】仕事がキャパオーバーで限界なら仕事を辞めても良い
仕事がキャパオーバーで限界なら、仕事を辞めても良いです。繰り返しになりますが、キャパオーバーになるのは甘えているからでも、無能だからでもありません。
シンプルに仕事量が多すぎるからです。部下がこなせる範囲で仕事を振るのが、上司の仕事です。
もうすでに上司に相談をしたのに仕事量が減らないのなら、退職も視野に入れましょう。
転職先がないかもと不安な人は、転職エージェントに登録しましょう。プロの意見を聞くことで、不安が軽減されます。
上司が怖くて辞められないなら退職代行がおすすめ
キャパオーバーで仕事がつらいけど、上司が怖くて辞められない人には退職代行がおすすめです。
退職代行は、退職をあなたの代わりに行ってくれるサービスのことです。出社することなく、会社を辞められます。上司に直接、退職の旨を伝える必要もありません。
「そんな辞め方をしたらトラブルになるのでは？」と不安になるかもしれません。問題にならないためにも、労働組合や弁護士が運営している退職代行を使うことがおすすめです。
有休消化や残業代の未払金の交渉も行ってくれます。
【甘えじゃない】仕事でキャパオーバーになっているなら早めに対処しよう
仕事でキャパオーバーになっているなら、体調を崩す前に早めに対応しましょう。
一時的に仕事が忙しくなっていてキャパオーバーになっていると、わかっているなら問題はありません。
しかし、終わりが見えず続いているのであれば、すぐに対処した方が良いです。
キャパオーバーが続くと、
- 仕事の失敗が増えてくる
- 仕事に行くのが嫌になる
- イライラすることが多くなる
- 休日も休まらない
- 何に対してもやる気が起きない
など生活に支障をきたします。
対処法としては、
- 上司に相談する
- 人に頼る
- 優先順位をつける
などが挙げられます。限界の場合は、退職も視野に入れましょう。限界まで自分を追い込まないでくださいね。
