退職時の貸与品は、返却する物・返却先・期限・方法を確認し、何をいつ返したか分かる記録を残して返しましょう。
会社へ行くことが負担な場合は、郵送や指定窓口での受け渡しを相談する方法があります。
ただし、制服、鍵、パソコンでは、必要な準備や適した送り方が異なります。
送料やクリーニング代の負担は、事前に確認しましょう。
会社の了承なく着払いで送ったり、貸与品を自己判断で処分したりしないことも大切です。
また、会社に残した私物は、貸与品とは別に一覧を作り、受け取り方法を確認しましょう。
この記事では、返却物のチェックリスト、品目別の郵送方法、発送記録の残し方、私物回収の進め方を解説します。
会社への確認・発送連絡に使える文例も紹介します。
貸与品を返す前に、返却物・返却先・期限を確認する
退職前後は、書類の手続きや荷物の整理が重なり、小さな備品や付属品を忘れやすくなります。
まずは、会社へ返す物と、自分が受け取る私物を分けて一覧にすることから始めましょう。
返却物のチェックリストを作る
貸与品の種類は、会社や担当業務によって異なります。
貸与品管理表、入社時の案内、受領書などがあれば照合してください。
| 品目 | 見落としやすい物 | 確認すること |
|---|---|---|
| 制服・作業着 | 上下、上着、帽子、エプロン、ベルト | 種類・枚数、洗濯やクリーニングの指定 |
| 鍵 | 事務所、店舗、ロッカー、車両の鍵 | 種類・本数、管理番号、返却担当者 |
| 社員証・入館証 | ICカード、ストラップ、カードケース | カード本体と付属品、失効手続きの担当 |
| パソコン | ACアダプター、充電ケーブル、マウス、収納ケース | 管理番号、付属品、データ処理・梱包の指示 |
| 社用スマートフォン等 | 充電器、SIMカード、タブレット、ヘッドセット | 本体・付属品、アカウントや回線の扱い |
| 記録媒体・業務資料 | USBメモリ、外付けドライブ、マニュアル、紙の資料 | 会社が指定する回収・保管方法 |
| 社用の支払用カード等 | クレジットカード、ETCカードなど | 利用停止・返却の方法、配送サービスの制限 |
| 工具・大型備品等 | ケース、部品、車両など | 郵送できる物か、引き渡し・引き取りが必要か |
制服を何着借りたか、鍵を何本受け取ったかが分からない場合は、会社の管理記録と照合してもらいましょう。
自分の記憶だけで「全部返したはず」と判断せず、品目・数量・付属品を確認することが大切です。
会社の物と、買い取った物・自分の私物を区別する
会社で使っていた物でも、すべてが会社から借りた物とは限りません。
制服を自分で購入していた、会社から譲り受けていた、自分の工具を持ち込んでいたなど、所有関係が異なる場合があります。
給与から制服代が引かれていた場合も、それが購入代なのか、保証金なのか、別の費用なのかを確認してください。
「会社で使ったから必ず返す」「自分でお金を払ったから必ず自分の物」と、支出や使用場所だけで判断しないようにしましょう。
領収書、貸与時の書類、給与明細、会社からの説明を確認し、認識が食い違っている物は、勝手に持ち帰ったり処分したりする前に確認します。
参照：大津労働基準監督署「労務管理講習会～労働相談の傾向と対策～」制服の譲渡・貸与について
返却先・期限・送料の負担を先に確認する
発送する前に、少なくとも次の点を会社へ確認しましょう。
- 返却先の住所・部署・担当者名
- 郵送で返却してよいか、指定の配送方法があるか
- 返却期限と、発送日・到着日のどちらを基準にするか
- 送料や梱包資材代の負担、着払いの可否
- 制服の洗濯・クリーニング、端末のデータ処理などの指定
- 会社から返送用の箱や送り状が用意されるか
店舗と本社で返却先が違う場合や、パソコンだけ情報システム部門へ送る場合もあります。
以前の勤務地へまとめて送ればよいとは限らないため、宛先は確認してください。
体調や距離の事情で持参が難しい場合は、郵送や集荷を希望することを伝え、対応方法を相談しましょう。
制服・鍵・パソコンは、品目に合わせて返却の準備をする
返却物を確認したら、種類ごとに状態と付属品を確認します。
小さい物は紛失しないように、壊れやすい物は輸送中に動かないように準備することが基本です。
制服は、洗い方の指定とポケットの中を確認する
制服は、会社から洗濯やクリーニングの指定があるかを確認してください。
自宅で洗ってよいか分からない素材や、特殊な加工がある物は、洗濯表示と会社の案内を確認してから扱いましょう。
発送前には、次の点を確認します。
- ポケットに私物、鍵、現金、業務資料が残っていないか
- 名札や付属品も返却対象になっているか
- 会社から借りた枚数と、返す枚数が合っているか
- 十分に乾いているか
- 汚れや破れについて、会社へ伝えておくことがないか
クリーニングに出した場合は、領収書なども保管しておきます。
クリーニングが必要かという問題と、その費用を誰が負担するかは分けて確認してください。
返却の指定が分からないまま、制服を買い替えたり、廃棄したりしないようにしましょう。
鍵・社員証・入館証は、種類と数量を記録する
鍵は、事務所用・ロッカー用などの種類と本数を確認し、小袋や台紙に固定するなどして、梱包の中で紛れないようにします。
薄い封筒へそのまま入れると、突き破ったり、中身だけが抜け落ちたりするおそれがあります。
形状に合った丈夫な包装を選びましょう。
社員証や入館証も、カードケース・ストラップの返却が必要かを確認します。
鍵やカードの失効・利用停止などは、会社の担当者へ確認してください。
自分で切断や穴開けをするかどうかも、会社の指示を確認してから判断しましょう。
また、社用クレジットカードや現金など、通常の宅配便では送れない物があります。
ほかの貸与品と一緒に箱へ入れず、会社と配送事業者に適した返却方法を確認してください。
パソコン・スマートフォンは、データ処理と専用の梱包を確認する
パソコンなどの返却では、本体だけでなく、充電器・ケーブル・マウス・ケースなどの付属品を確認します。
管理番号や製造番号、目立つ傷などを記録しておくと、返却する物を特定しやすくなります。
初期化や業務データの削除は、自己判断で行わず、会社の情報システム担当者などの指示を確認してください。
バックアップが必要な場合も、会社が指定する保存先と権限で行います。
顧客情報や営業秘密を、私用のUSBメモリや個人のクラウドへ持ち出さないようにしましょう。
個人アカウントでログインしている場合は、サインアウトや私用データの整理をどこまで行ってよいかも確認します。
業務用アカウントの認証情報を引き継ぐ必要がある場合は、会社所定の安全な方法で行ってください。
端末の返却に加え、担当業務や資料の保管場所をどのように引き継ぐか迷っている方は、引き継ぎ資料の準備についてまとめた次の記事も参考にしてください。
発送時は、会社や配送会社の指示に従い、購入時の箱や専用資材などを使います。
動作確認は会社が認めた範囲で行い、梱包前には電源を切り、外せる配線を取り外しましょう。
配送時の補償と、端末内のデータの補償は同じではありません。
ヤマト運輸のパソコン宅急便では、データは補償対象外と案内されています。
リチウム電池を搭載していることも発送時に伝え、受付条件・輸送方法・到着見込みを確認してください。
電池が膨張・破損しているなど、異常がある端末は、自己判断で通常の荷物として発送せず、会社と配送会社へ事前に相談しましょう。
参照
貸与品を郵送するときは、梱包から到着までの記録を残す
返却物を発送するときは、「送った」という記憶だけでなく、後から内容と配送状況を確認できるようにします。
返却物の一覧・梱包時の写真・送り状の控え・配達状況を、ひとまとめに保管しましょう。
返却物を保護し、簡単な一覧を添える
制服は十分に乾かしてから袋へ入れ、鍵や小さな付属品は別の袋などにまとめます。
精密機器は、ほかの物と無理に詰め込まず、会社や配送会社の梱包指示に従ってください。
箱の中には、氏名、返却する品目、数量を記載した簡単な一覧を添える方法があります。
例えば、「制服上着2着・ズボン2着・ロッカーキー1本」と書いておくと、受け取る担当者も確認しやすくなります。
荷物に関する一覧や簡単な添え状を入れる場合は、封をしない形にします。
退職届など、荷物の説明とは別の信書は、ゆうパックや通常の宅配便に同封せず、信書を送れる郵便などを利用してください。
参照
貸与品とは別に送る退職届について、会社に受け取りを拒まれている場合は、通知の方法や記録の残し方をまとめた次の記事も参考にしてください。
追跡の有無と、補償の内容を分けて選ぶ
配送方法を選ぶ際は、追跡できるかだけでなく、万一の紛失・破損に対する補償や、送れる物の条件も確認します。
| 配送方法の例 | 確認すること |
|---|---|
| 宅配便・ゆうパック | 内容物の受付条件、梱包方法、補償の上限と対象外事項 |
| 書留を付けた郵便 | 内容物・サイズに合うか、補償の上限、包装方法 |
| レターパック | サイズ・内容物の条件に合うか。追跡はあるが損害賠償はない |
「追跡があるから、万一の場合もすべて補償される」というわけではありません。
特に鍵や高価な機器は、紛失した場合の影響も考え、会社と合意した方法で返しましょう。
送料を安くすることだけを優先せず、品物に合った方法を選んでください。
発送前の状態・送り状・配達状況を保存する
残しておきたい記録は、次のとおりです。
| 場面 | 残しておく記録 |
|---|---|
| 返却物をそろえたとき | 品目・数量・管理番号・付属品の一覧、外観の写真 |
| 梱包したとき | 箱へ入れた物、保護材、箱を閉じる前の状態の写真 |
| 発送したとき | 送り状の控え、受付票、領収書、追跡番号 |
| 配達後 | 追跡結果、会社からの受取確認、不足などの連絡 |
送り状の品名は、「雑貨」などの曖昧な表現にせず、配送会社の案内に従い具体的に記載しましょう。
追跡結果の「配達完了」は、箱の中の品目や数量まで証明するものではありません。
発送後は追跡番号と返却物の一覧を会社へ伝え、不足や確認事項があれば連絡してもらえるようにします。
写真や一覧も、紛争が起きた際にそれだけですべてが証明できるとは限りません。
会社との事前のやり取りも合わせて保存してください。
会社に残した私物は、場所と品目を伝えて回収方法を決める
貸与品を返す一方で、ロッカーや机に自分の持ち物が残っていることもあります。
会社へ返す物の一覧とは別に、返してもらいたい私物の一覧を作り、保管場所と受取方法を伝えましょう。
私物の品目・保管場所・急ぎの物を整理する
会社の担当者が探せるように、どこに何を置いているかを具体的に伝えます。
| 伝える項目 | 記載例 |
|---|---|
| 品目・特徴 | 黒い折り畳み傘、青い上着、白いマグカップ |
| 保管場所 | 更衣室のロッカー〇番、机の右側の引き出し |
| 数量 | 上着1着、靴1足など |
| 急ぎで必要な物 | 自宅の鍵、会社へ預けている本人所有の証明書など |
| 希望する受取方法 | 郵送、日時を決めた受け取り、会社が了承した代理受取 |
自分で購入したノートでも、業務上の情報が記載されている場合などは、私物と会社の資料が混在していることがあります。
私物として持ち帰ってよい範囲が分からない場合は、内容と扱いを会社へ確認してください。
会社の書類や、ほかの人の持ち物まで一緒に回収しないよう、確認できる形で依頼することが大切です。
来社・郵送・代理受取の中から、会社と方法を確認する
私物の受け取りには、次のような方法があります。
| 方法 | 事前に確認すること |
|---|---|
| 本人が受け取りに行く | 日時、対応する担当者、受取場所、入館方法 |
| 会社から郵送してもらう | 対象品、送付先、梱包、発送予定、送料の負担 |
| 家族などが代理で受け取る | 代理受取の可否、本人確認の方法、委任状などの要否 |
上司との対面が負担な場合は、人事や別の担当者による受け渡し、受付での引き渡しなどを相談する方法もあります。
本人や家族が、会社との調整なしに職場へ入ることは避けましょう。
郵送を希望する場合も、「私物一式」とだけ伝えるより、品目と場所を示したほうが、取り違えや返送漏れを防ぎやすくなります。
私物を郵送してもらう場合も、現金・カード・貴重品などが含まれていないか、配送サービスの受付条件に合っているかを確認してください。
振込や現金書留を依頼する際の文例、支払いを拒まれた場合の相談先は、次の記事で解説しています。
私物だけでなく、最後の給与も「会社へ取りに来るように」と言われている場合は、給与の受取方法を別に確認しましょう。
私物が届いたら、一覧と照合して不足を確認する
届いた私物は、依頼した一覧と照合します。
不足や破損がある場合は、外箱・梱包・届いた物の状態を記録し、会社へ具体的に伝えてください。
配送中の事故が疑われる場合は、梱包材などを捨てず、配送会社への確認方法も相談しましょう。
会社から「ほかに私物はないか」「残った物を処分してよいか」と聞かれた場合も、内容を確認したうえで回答します。
回収できていない物があるのに、確認せず「すべて処分してよい」と伝えないようにしてください。
貸与品の返却と私物回収について会社へ連絡する文例
連絡では、退職の経緯を長く説明するより、返却物、確認したいこと、回収したい私物を整理すると伝わりやすくなります。
返却前の確認と、発送後の連絡を分け、メールなどで記録を残しましょう。
返却先・方法と、私物の受け取りを確認する文例
次の文例を、実際の返却物と希望に合わせて変更してください。
件名：貸与品の返却方法と私物の受け取りについて
人事・総務ご担当者様
お世話になっております。
〇月〇日付で退職予定の〇〇です。現在手元にある貸与品は、以下のとおりです。
・制服上着2着、ズボン2着
・ロッカーキー1本
・貸与パソコン1台、ACアダプター1個郵送での返却を希望しております。
返却先・担当者名、返却期限、指定の配送方法、送料の負担についてご案内いただけますでしょうか。
制服の洗濯・クリーニングや、パソコンのデータ処理・梱包に指定がある場合は、あわせてお知らせください。また、更衣室のロッカー〇番に、私物の上着1着と靴1足が残っています。
可能であれば郵送での受け取りを希望しておりますので、対応の可否、送料、必要な手続きをご案内ください。今後のご連絡は、可能であれば本メールへお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
すでに退職している場合は、「〇月〇日付で退職した〇〇です」に変更します。
私物がない場合は該当部分を省き、送付先は会社からの回答に応じて伝えてください。
貸与品を発送した後の連絡文例
発送後は、日付・内容物・配送方法・追跡番号を伝えます。
件名：貸与品発送のご連絡
人事・総務ご担当者様
〇〇です。ご案内いただいた返却先へ、本日〇月〇日、以下の貸与品を発送しました。
・制服上着2着、ズボン2着
・ロッカーキー1本配送会社・サービス名：〇〇
追跡番号：〇〇〇〇
配達予定日：〇月〇日到着後、不足や確認事項がございましたら、本メールへご連絡をお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
パソコンなどを別便で送った場合は、荷物ごとに内容物と追跡番号を分けて記載してください。
郵送だけでなく、手渡しした場合も、渡した日・相手・品目を記録し、受取確認を残しておくと安心です。
貸与品の返却や私物回収でトラブルになったときの対応
返却物の紛失、会社からの弁償請求、私物の返還拒否などが起きた場合は、何について争いがあるかを分けて整理します。
品物の返却、費用の負担、給与の支払いを、一つの問題として扱わないことが大切です。
紛失・破損を伝え、弁償額や給与控除の根拠を確認する
貸与品をなくした、破損したという場合は、分かっている状況を会社へ伝えます。
代わりの物を無断で購入したり、壊れた物を捨てたりする前に、会社の対応方法を確認してください。
弁償を求められた場合も、紛失・破損があるというだけで、必ず新品の購入代金を全額負担するとは限りません。
請求の対象、損害の内容、金額の計算根拠、貸与時の取り決めを確認しましょう。
また、会社が費用を請求できるかという問題と、給与から差し引けるかという問題は別です。
会社が損害を主張しただけで、一方的な給与控除が当然に認められるわけではありません。
控除に関する労使協定や、本人の自由な意思に基づく相殺の合意など、根拠となる事情を確認します。
内容が分からない同意書へ、その場で署名しないようにしてください。
「制服を返すまで最後の給与を払わない」と言われた場合も、会社の説明を記録し、労働基準監督署へ相談しましょう。
返却の話と、働いた分の給与の支払いは分けて対応する必要があります。
弁償責任や請求額について会社と争っている場合は、弁護士への相談を検討してください。
参照
最後の給与から不明な費用が引かれている場合は、控除や精算の確認項目をまとめた次の記事も参考にしてください。
会社が返却物を受け取らない、私物を返さない場合
返却した荷物が戻ってきた場合は、宛先、返送理由、配送会社の追跡結果を確認し、荷物と記録を保管してください。
受取拒否されたからといって、貸与品を自己判断で廃棄しないようにしましょう。
人事などの窓口へ、返却しようとした日と返送された事情を伝え、別の返却先や方法を確認します。
返却自体をめぐって争いが続く場合は、記録をまとめて弁護士へ相談してください。
一方、会社が保管している本人所有の私物については、返してほしい品目と受取方法を書面で伝えましょう。
労働基準法第23条では、会社が保管している退職した労働者などの権利に属する金品について、請求を受けた日から原則として7日以内に返還することが定められています。
争いがある場合も、異議のない部分は返還の対象になります。
ただし、この規定だけで、希望する郵送方法や送料の負担まで一律に決まるわけではありません。
返還されない場合は、私物の一覧、請求した日、会社の回答を整理し、労働基準監督署へ相談してください。
所有権や損害賠償などの争いについては、弁護士への相談も検討します。
これから退職する方で、会社への連絡が難しいならSARABAへ
「退職を伝えることに加え、制服の返却や私物の回収についても上司と話すのがつらい」という方は、退職代行SARABAへご相談ください。
当社では、ご本人に代わって退職の意思や有給消化の希望、必要書類の送付依頼などを会社へお伝えします。
貸与品の返却方法や私物の送付について希望がある場合も、会社へ伝えたい内容をお聞かせください。
返却物の選別・梱包・発送や、私物の実際の受け取りは、会社と確認した方法に沿って準備してください。
弁償責任の判断や会社との代理交渉が必要な場合は、弁護士への相談を検討しましょう。
退職代行を利用する場合に、相談から会社への連絡、貸与品の返却までどのように進むのか確認したい方は、次の記事も参考にしてください。
退職時の貸与品返却・私物回収についてよくある質問
ここでは、費用の負担、返却の期限、健康保険に関係するカードや書類についての疑問にお答えします。
制服のクリーニング代や、返却の送料は必ず本人負担ですか？
必ず本人負担、必ず会社負担と一律には判断できません。
貸与時の説明、貸与規程、個別の取り決め、会社が指定する返却方法などを確認してください。
着払いで送る場合は、事前に会社の了承を得ましょう。
自分が送料を立て替え、後から精算する取り決めであれば、領収書などを保管します。
費用について認識が合わない場合も、返却物を放置せず、期限と方法を含めて会社へ確認してください。
貸与品は、必ず退職日当日までに返す必要がありますか？
具体的な返却期限は、会社のルールや貸与時の取り決め、会社との確認内容を見て判断します。
最終出勤日まで使う物や、制服のクリーニングが必要な物は、いつ、どの方法で返すかを早めに確認しましょう。
郵送では、発送日ではなく到着日を指定されていることもあります。
返却が遅れる見込みなら、理由と発送・到着予定を伝えて調整してください。
マイナンバーカードや健康保険関係の書類も、会社へ返しますか？
マイナンバーカードは本人のカードであり、退職するからといって会社へ返却する物ではありません。
資格確認書などは、貸与品とは別に、加入している健康保険の案内を確認します。
協会けんぽでは、有効期限内の資格確認書は退職時の返却対象ですが、有効期限が切れた資格確認書は返却不要と案内しています。
扶養家族の分も含め、有効期限内のものを確認してください。
また、2025年12月2日以降は、従来の健康保険証や「資格情報のお知らせ」も返却不要とされています。
健康保険組合などに加入している場合は、その保険者の案内を確認してください。
参照：協会けんぽ「健康保険証等の返却について（令和7年12月2日より）」
まとめ｜貸与品の返却と私物回収は、一覧・方法・記録をそろえて進めよう
退職時の貸与品は、品目と数量を整理し、返却先・期限・方法を確認して返しましょう。
制服や鍵、パソコンは、それぞれに合った準備と配送方法が必要です。
会社に残した私物も、場所と受取方法を分けて確認してください。
- 貸与品と私物を分け、品目・数量・付属品を一覧にする
- 返却先・期限・送料・クリーニングの指定を確認する
- パソコンのデータ処理や初期化は、会社の指示を確認する
- 発送前の写真、送り状、追跡結果、会社とのやり取りを残す
- 私物は保管場所を伝え、来社・郵送・代理受取の方法を確認する
- 給与控除や私物の返還で争いがある場合は、内容に合った窓口へ相談する
これから退職する方で、会社への連絡や返却方法の確認が負担になっている場合は、当社へ現在の状況をお聞かせください。
退職の意思や、返却・私物回収について会社に伝えたい希望を、SARABAがお伝えします。
