「会社を辞めたいけど、直接伝えるのは気が引ける…」
「退職を切り出すのはメールでも大丈夫かな？」
「上司にはどんなメールを送ればいいの？」
このようなお悩みを抱えていませんか？
上司と話すことさえ苦に感じ、メールで退職を切り出そうと考えている方もいるのではないでしょうか。とはいえ、本当にメールで伝えても良いのか不安になりますよね。
結論からお伝えすると、退職を切り出すのはメールでも問題ありません。しかし、マナー違反だと捉えられる可能性が高いため、穏便に辞めるためには文面に配慮しなければなりません。
この記事では、メールで退職を切り出そうかなやんでいる方に向けて
- 注意ポイント
- 例文
- 起こりうるリスク
などを解説します。
さらに、メールよりも安全で上司と直接話さずに辞められる方法も紹介します。
「退職を切り出せなくて悩んでいる」という方は、ぜひ当コラムを参考にしてみてください。
退職の意志をメールで上司に伝えても大丈夫
退職を切り出すのは、口頭ではなくメールでも問題ありません。退職を伝える方法については、法律で定められていないためです。
とはいえ、一般的には口頭で伝えるのがマナーだとされています。そのため、メールで退職を切り出す際には文面に注意する必要があります。
本記事中の「上司へ送る退職メールの例文」では、例文とあわせて気をつけたいポイントも紹介しています。メールで退職を切り出そうと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
退職メールを上司に送る際の注意ポイント5選
退職を切り出すのはメールでも問題ありませんが、マナー違反だと捉えられやすいため、送る際には文面などに配慮する必要があります。
こちらでは、メールで退職を切り出す際の注意点を解説します。主に、以下の5点です。
- 最初は直属の上司へ送る
- メールで退職を伝えることに対して謝罪する
- 繁忙期を避ける
- 明確な退職理由は記載しない
- メールは残しておく
「トラブルなく辞めたい」と考えている方は、ぜひチェックしてみてください。
1.最初は直属の上司へ送る
メールを送る際は、まずは直属の上司へ送ることを徹底しましょう。上司よりも立場が上の人や人事に退職の意志を伝えると、上司の顔を潰すことになるためです。
上司の評価が下がり、あなたとの関係が悪化する可能性があります。結果、なかなか退職を認めてもらえない状況におちいりかねません。
ただし、パワハラなどが理由で直属の上司と話したくない場合は上席に送っても問題ありません。
2.メールで退職を伝えることに対して謝罪する
メールで退職を切り出す場合は、メールで伝えることに対して謝罪の文言を入れましょう。メールで退職を伝えること自体は問題ありませんが、社会人のマナーとしては口頭で伝えるのが良いとされているためです。
「メールでのご連絡となり申し訳ありません」など、一言付け加えます。こうすることで、ただ単に退職を切り出すよりも、悪い印象を与えにくくなります。
3.繁忙期を避ける
上司に退職メールを送る際は、繁忙期を避けるようにしましょう。忙しい時期なので、上司に責められたり後回しにされたりする可能性があります。
最悪の場合、メールを見られずに、退職が遅くなってしまうことも考えられます。忙しい時期は上司もいらだっている傾向があるので、退職の意思を伝えても、無視されるリスクが高くなります。
4.明確な退職理由は記載しない
退職を切り出す際には、明確な退職理由をメールに記載するのは避けます。正直に書いてしまうと、引き止められる恐れがあるためです。
例えば、人間関係が原因なら、部署異動などを進められる可能性があります。引き止めの材料として使われるだけで、本当に部署異動させてもらえる保証はありません。
メールでは「一身上の都合」と記載しておくのが無難です。
もし退職理由を聞かれた場合は「【必見】最強の退職理由12個を一挙公開！引き止められないためのポイントも紹介」を参考にするのがおすすめです。退職理由として使える例を網羅しているので、ぜひ参考にしてみてください。
5.メールは残しておく
上司に送った退職メールは、削除せずに残しておきましょう。会社とトラブルが起こった際、証拠として使えるためです。
例えば、引き止めにあった場合、メールを送っているのに辞めさせてくれないことを労働組合や労働基準監督署などに提出できます。
退職が成立するまでは、上司に送ったメールは保管しておくことをおすすめします。
上司へ送る退職メールの例文
上司へ退職を切り出すメールを送る際は、以下の例文を参考にしてみてください。
△△（上司の名前）さん
お疲れさまです。〇〇（自分の名前）です。
お忙しいところ失礼いたします。
突然のご連絡で申し訳ありませんが、一身上の都合により、○月末を目処に退職を考えております。
また、本来であれば出社して直接お伝えすべきところですが、体調不良のために外出が難しく、メールでのご連絡となり申し訳ございません。
こちらの都合で大変申し訳ありませんが、今後についてメールでご相談させていただけると助かります。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
〇〇
ポイントは、メールで連絡した理由をいれつつ、謝罪をすることです。加えて、退職を希望する時期も明記しておきましょう。
上司へ退職願メールを送る際の例文
上司へ退職願メールを送る際は、以下の例文を参考にしてみてください。
△△（上司の名前）さん
お疲れさまです。〇〇（自分の名前）です。
本メールにて退職願についてお送りするので、お手すきの際にご確認ください。
【退職願】
提出日
会社名、代表取締役名前
所属部署、名前
私議
退職理由
退職希望日
私事、
この度一身上の都合により、令和〇〇年〇月〇日をもって退職とさせていただきたく、ここにお願い申し上げます。
〇〇
記載する情報1つ1つが大切なものです。抜け漏れやミスがないか、提出する前に必ず確認しましょう。
社内へ退職の一斉送信メールをする際の例文
社内へ退職の一斉送信メールをする際は、以下のような文章を意識してみましょう。
皆様
〇〇部署の〇〇です。
このたび、一身上の都合により、本日をもって退社することとなりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
皆様には在職中に大変お世話になり、心より御礼申し上げます。
当社で培った経験を今後の人生に活かし、次の会社でさらに励んでいきたいと思います。
今後も皆様の発展を願っております。今まで改めてありがとうございました。
〇〇
あまり長い文章だと読む相手の時間を奪ってしまいます。なるべくコンパクトかつ、無駄のない文章にして一斉送信を行いましょう。
退職の意志をメールで上司に伝える3つのリスク
退職をメールで切り出すには、主に3つのリスクがあります。
- 退職日が伸びる
- 必要な書類がもらえない
- 懲戒解雇になる可能性がある
それぞれ詳しく解説するので、しっかり確認しておきましょう。
1.退職日が伸びる
会社を辞めることをメールで伝える場合、希望した日に退職できないリスクがあります。
メールは、片方の意志を一方的に送るものです。上司からの返信がなければ、退職したい日に辞められない可能性があります。
退職日が伸びるのは、できるだけすぐに辞めたい人やすでに転職先の入社日が決まっている人にとっては痛手でしょう。
2.必要な書類がもらえない
メールで退職を切り出すことには、必要な書類がもらえないリスクがあります。
退職時にもらう書類には、転職先や失業保険の受給に必要なものも含まれます。また年金手帳を会社が預かっているケースもあるので、書類が受け取れないと困るのはあなたです。
辞めることが決まったとしても、書類の受け渡しのために会社と連絡を取らなければいけないので、相手を無視することはできません。
3.懲戒解雇になる可能性がある
メールで退職を完結させようとすると、懲戒解雇になる危険性があります。無断欠勤として扱われる恐れがあるためです。
メールでやり取りがないまま2週間以上無断無断欠勤が続くと、社員に対して懲戒解雇が認められます。懲戒解雇になると失業保険の受給が遅くなったり、転職活動に影響したりとリスクが多いです。
社外向けに退職メールを送る際のポイント
社外向けに退職メールを送る際のポイントとして、以下の3つが挙げられます。
- 退職日を明確に伝える
- 退職日の2～3週間前までに伝える
- 後任者を紹介する
いずれも重要なポイントなので、1つずつ詳しく見ていきましょう。
1.退職日を明確に伝える
退職する際は、取引先にいつまで出社するのか必ず伝えましょう。取引先が混乱しなくて済むので、相手にとって親切です。
退職日に関する意思疎通があいまいだと、相手に混乱を与えてしまいます。引継ぎの情報なども含めて、早めに連絡するのが大切です。
2.退職日の2～3週間前までに伝える
取引先にも都合があるため、辞める直前に詳細を伝えるのは控えましょう。遅くとも、退職日の2～3週間前までに伝える必要があります。
取引先にも業務の優先順位や繁忙期があるので、余裕をもって伝えると親切です。退職のスケジュールが決まった後は、主要取引先を優先して連絡するように心がけましょう。
3.後任者を紹介する
退職が決まった場合は、どの部署のだれが引き継ぐのか詳しく伝えることが大切です。今後どうすればいいのか分かるので、取引先も安心できます。
後任者を紹介する際は、直接同行したうえで挨拶しましょう。挨拶した後に、今後の詳細を決めておくとその後の動きもスムーズになります。
社外向け退職メールの例文
取引先に連絡する際は、以下のようなメールを送りましょう。
株式会社■■
△△様いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。
私事で大変恐れ入りますが、一身上の都合により〇月〇日をもちまして、退職する運びになりました。
△△様には何かとお世話になり、誠にありがとうございました。
後任は、同じ支社の後輩であるXXが務めさせていただきます。つきましては、引き継ぎにお伺いさせていただきたくご都合の良い日程を2～3日お知らせいただければ幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
退職する際は、その後のためにも引継ぎのあいさつにつなげるのが大切です。取引先に連絡する際は、アポを確認する文章を必ず入れましょう。
【安全】退職を切り出しにくいなら退職代行サービスを使おう
上司に退職を切り出せずに悩んでいるのなら、退職代行サービスの利用がおすすめです。退職代行とは、利用者に代わって退職の意志を伝えてくれたり、必要な手続きをしてくれたりするサービスです。
こちらでは、退職代行を利用する3つのメリットを紹介します。
- メールで切り出すよりもトラブルが起こりにくい
- 上司と直接やり取りする必要がない
- 希望した日に退職できる可能性が高い
順番にみていきましょう。
1.メールで切り出すよりもトラブルが起こりにくい
退職代行サービスを利用するメリットは、メールで切り出すよりもトラブルが起こりにくいことです。
会社に連絡を入れてくれるので、無断欠勤として認識されにくいです。そのため、懲戒解雇になる可能性が低い
さらに、退職代行業者は、退職後に必要な書類をあなたの代わりに勤務先へ要求してくれます。
退職代行サービスを使うこと自体は、違法ではありません。退職する方法の1つとして検討するのが良いでしょう。
2.上司と直接やり取りする必要がない
退職代行サービスを利用することで、上司と直接やり取りをする必要がありません。退職代行業者が、あなたの代わりに退職の意志を伝えてくれるためです。
もしメールで退職を切り出した場合「直接話そう」と言われる可能性が高いです。上司と話したくない方や顔を合わせたくない方にとっては、かなりの精神負担がかかりますよね。
退職代行サービスなら、上司と顔をあわせずに辞められます。手続きも代わりに行ってくれるので、直接やり取りする必要もありません。
3.希望した日に退職できる可能性が高い
退職代行サービスのメリットは、希望した日に辞められる可能性が高いこと。メールとは異なり、退職代行サービスは業者が会社に退職の意志を伝える電話をしてくれるためです。
会社としても対応せざる負えなくなるため、無視される心配もありません。
さらに、退職代行サービスなら即日退職も可能です。例えば、深夜に依頼して、翌日の朝には出社せずに辞めることもできます。
できるだけ早く会社を辞めたいなら、退職代行サービスの利用を検討してみてください。
下記の記事では、退職代行のおすすめランキングを紹介しています。当メディアがリサーチした30社の中から本当におすすめできる15社を厳選していますので、ぜひ参考にしてみてください。
