退職代行を使われた企業の対処法!7つの流れやすべきでないことを解説

「従業員からいきなり退職代行を使われた!」

いきなり退職代行サービスから連絡が来て、もう出勤しないという連絡が来たら焦るはずです。どのように対応すればいいのか、そもそも退職を拒否できるのかという疑問が出てくるでしょう。

説明もなく退職代行を使われて、憤りや戸惑いを感じる方もいますよね。その気持ちはわかりますが、退職代行を無視してしまうのは得策ではありません

この記事では、退職代行を使われてしまったときの対処法を解説。

  • そもそも退職代行を阻止できるのか
  • どのように対処すればいいか

をわかりやすく解説しているので、ぜひご覧ください。

目次

退職代行を使われたら阻止できるの?

従業員からいきなり退職代行を使われたら困る方も多いでしょう。事前の相談がないまま退職を伝えられ、対応に悩むかもしれません。

退職代行を使われた場合の対応について、まずは解説します。

基本的に説得できるが阻止は不可

もし退職の申し出を代行業者を通して言われたとしても、基本的に阻止することはできません

民法にて、退職を申し出れば2週間後に辞められると定められているためです。

第六百二十七条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

引用:G-GOV 法令検索

就業規則より民法のほうが強いので、この法律を無視して退職を阻止することは難しいです。退職すること自体を止めることはほぼできません。

退職時期や有給消化の仕方について話し合うことはできます。また、退職を決意した理由をヒアリングすることはできますが、わざわざ退職代行サービスを使う時点で、その従業員は早く会社を辞めたいと思っているはず。本音を聞ける可能性は低いです。

そのため、現実的にできることはほとんどなく、退職を受け入れざるを得ないでしょう。

有期雇用契約の場合は契約による

もし、有期雇用契約を結んでいる場合は状況は異なります。条件なしで2週間後に辞められるという法律は、無期雇用契約の場合に限られるからです。

有期雇用契約を結んでいる場合、契約期間が1年未満であれば雇う側も雇われる側もやむを得ない事情がない限り、契約を解消できない仕組みになっています。

例外になる条件は以下の通り。

  1. 勤務が1年以上経っている場合
  2. やむを得ない事情がある場合

「やむを得ない事由」に関しては、具体的に明示されていません。民法第628条で定められているのは、以下の内容だけ。

当事者が雇用の期間を定めた場合であっても、やむを得ない事由があるときは、各当事者は、直ちに契約の解除をすることができる。この場合において、その事由が当事者の一方の過失によって生じたものであるときは、相手方に対して損害賠償の責任を負う。

民法第628条

一般的には、身内の介護が必要になった場合やセクハラ・パワハラを受けている場合はやむを得ない事由に当たるでしょう。

雇用期間が1年未満の契約を結んでいる従業員に関しては、退職理由を確認してみることをおすすめします。

なお、派遣社員の退職条件については「【要注意】派遣社員が退職代行を使うのは条件付き!4つのケースをわかりやすく解説」にてさらに詳しく解説しているので、こちらもぜひ参考にしてください。

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退職代行を使われた時の流れ

もし従業員に退職代行を使われた場合は、以下の流れで対応しましょう。

  1. 代行業者の身元を確認する
  2. 本人確認を実施する
  3. 従業員の雇用形態を確認する
  4. 退職届の提出を依頼する
  5. 退職届を受領する
  6. 貸し出し品などの返却を依頼する
  7. 必要書類を郵送する

普通に退職を申し出た従業員に対する流れとほぼ変わりません。

1. 代行業者の身元を確認する

まずは退職代行業者の身元を確認しましょう。会社への嫌がらせのために、代行業者以外が連絡している場合もあるからです。

また、退職代行サービスの運営元も確認すべきです。運営元は大きく分けると以下の3つ。

  1. 弁護士
  2. 労働組合
  3. 一般の退職代行業者

それぞれ、対応できる範囲が異なります。

弁護士が対応している場合は、基本的にその人と調整を進めていくことになります。ただし、労働組合や一般の退職代行業者の場合、代行できる範囲が限られていますその範囲を超えた話をしてくる業者は違法です。

具体的な対応方法は、顧問弁護士などの専門家に相談してください。

なお、退職代行業者が違法になる範囲は、「【要チェック】退職代行は違法なの?非弁行為になる範囲と失敗しないエージェントの選び方」にて解説しているので、こちらも目を通してみてくださいね。

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2. 本人確認を実施する

稀ではありますが、本人以外の人が退職代行を利用し、嫌がらせしているケースもあります。退職の意志がない従業員を辞めさせてしまうことがないように、本人確認を実施しましょう。従業員本人以外の依頼を受け入れる必要はありません。

とはいえ、本人に直接連絡をとるのはおすすめしません。直接の連絡を拒否されることが多いからです。

確認には、委任状の提出を求めたり、身分証を提出してもらったりするのが適切。このときに、有給休暇の扱いやいつ退職したいかという意思も合わせて確認してください。

3. 従業員の雇用契約を確認する

本人が退職したいということがわかったら、雇用契約を確認しましょう。有期雇用契約か、無期雇用かによって退職に関する条件が異なるためです。

有期雇用契約の場合は、契約期間の満了もしくは合意なしには退職できません今抜けられたら困るという場合には、退職時期の調整を打診しても良いでしょう。

契約内容を把握した上で、退職日や、退職日までの扱いを決めていきます。無期雇用契約の場合でも、退職を伝えてから2週間は雇用可能。その期間を欠勤扱いにするのか、即日退職を認めてしまうのかなど、条件を詰めます。なお、有給休暇の消費は法律にて義務付けられているので、従業員から申し出がある場合は原則許可する必要があります。

なお、退職代行を使ったときの有給休暇の扱いについて「【利用前に確認】退職代行でも有給は使える!有給が残っていない場合はどうなる?」で解説しています。合わせてご覧ください。

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4. 退職届の提出を依頼する

退職の条件に双方合意できたら、退職届の提出を依頼します。

会社で準備している書式がある場合はそれを送付してください。提出は、FAXや郵送でするように依頼します。

5. 退職届を受領する

退職届が送られたら、受領して社内手続きをすすめます。

トラブルを防ぐため、従業員に退職届を受領した旨を伝えましょう。退職代行サービスに申し伝えるのでもかまいません。

6. 貸し出し品などの返却を依頼する

退職が成立すれば、会社の備品を返却するように伝えます。返却が遅れないように、必要なものを明示しましょう。

主な返却物は以下の通りです。

  • 社員証
  • 保険証
  • 制服
  • パソコン・スマートフォン
  • 定期券

なお保険証については、退職日まで有効です。いつまでに返却してほしいか合わせて伝えてください。

返却物は、郵送してもらうのが無難です。もし、引き継ぎが必要な業務があれば、ここで簡単な引き継ぎ資料を依頼することも可能です。

7. 必要書類を郵送する

退職が完了したら、必要書類を郵送します。

例えば、以下のもの。

  • 離職票
  • 雇用保険被保険者証
  • 年金手帳
  • 源泉徴収票

普通の退職手続きと変わりません。

従業員が転職の際に必要になるため、きちんと送付するようにしましょう。

退職代行を使われたときにやってはいけない5つのこと

退職代行をいきなり使われると、どうしていいか困るかもしれません。焦ったとしても、下記の5つの行動は避けたほうが良いでしょう。

  1. 全面的に対立する
  2. 退職代行の交渉をすべて受け入れる
  3. 本人と無理に話そうとする
  4. 有耶無耶にして受け入れない
  5. 本人あてに損害賠償請求する

1. 全面的に対立する

本人からの退職を無視し、全面的に対立するのはおすすめしません。退職代行を利用している時点で、その従業員がやる気をもって業務に戻る可能性は限りなく低いです。無理に会社に戻しても、期待する働きはしてくれないでしょう。

ここでの対応が悪いと従業員がさらに不満を貯め、SNSや掲示板などに書き込んだり、悪い噂が流れたりするリスクもあるでしょう。今後の採用に影響してくる可能性があるので、誠実に対応するほうが良いです。

2. 退職代行の交渉をすべて受け入れる

退職代行の運営元次第では、交渉をすべて受け入れる必要はありません。民間のサービスの場合、できるのは「退職の意志を依頼者の代わりに伝えること」だけです。それ以上の交渉は、非弁行為となりできません。

運営元を確認した上で、必要があれば交渉に応じて話し合うようにしてください。

3. 本人と無理に話そうとする

いきなり退職を申しだされたら、理由を知りたくなるもの。従業員本人と直接話し合いの場を設けたい気持ちはわかります。

しかし、代行業者を利用している時点で、相手は話し合いを拒否しています。間違っても、電話を鳴らし続けたり、本人の家に押しかけたりしてはいけません。今後の悪い噂に繋がる可能性があります。

もし詳細をヒアリングしたい場合は、代行業者を仲介するようにしましょう。

4. 有耶無耶にして受け入れない

口約束だけして、退職届を受理しないなど、受け流してしまうのもNG後のトラブルに発展する可能性があります。

代行業者からの連絡は無視せず、誠実に対応しましょう。

5. 本人あてに損害賠償請求する

いきなり辞めたことに対して、損害賠償請求を考える方もいるかもしれません。しかし、実際に損害賠償してもらえる可能性は低いです。

従業員には会社を辞める権利があるため、退職するだけという理由では通りません損害賠償請求が通る可能性があるのは、以下のようなケースです。

  • 雇用期間中に問題行動を起こしている
  • 有期雇用中である
  • 従業員の退職による損失の因果関係を明示できている
  • 在職中に他の従業員の引き抜きを行った場合
  • 会社の経費による研修等を終えた直後の退職

ざっくり説明すれば、その従業員の行動により会社が大きく損失を被る場合。それ以外の場合は、請求が認められない可能性が高く、裁判費用がかさむため、避けたほうが良いでしょう。

損害賠償請求については、「【心配不要】退職代行で即日退職しても損害賠償は請求されにくい!スムーズな退職方法も解説」にて詳しく説明しています。

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退職代行を使われた後は原因を考えること

退職代行を使われてしまったときは、まずその従業員への対応をすすめます。それが終わったら、なぜ退職代行を使われたのか原因を考えることも大切です。

もちろん、従業員本人に問題があり自分で退職を言い出せなかった可能性もあります。しかし、直接退職の相談が来ない時点で以下のような問題が潜んでいるのかもしれません。

  • 慢性的な長時間労働
  • 風通しの悪い人間関係
  • パワハラ・セクハラ

このような問題を野放しにすると、さらに多くの従業員が辞めてしまうリスクがあります。もし退職代行経由で理由が聞けた場合は今後に活かし、聞けなかった場合でも課題を探すことが大切です。

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